Twee bedrijven, één team

Facilicom Groep is de grootste facilitaire dienstverlener van Nederland, actief in onder meer schoonmaak, beveiliging, zorg, bedrijfscatering, technisch onderhoud en facility management. Deze activiteiten zijn ondergebracht in divisies met elk hun eigen dynamiek en processen.

Toen Facilicom Group in 2019 een samenwerking met Conclusion AFAS Solutions aanging, hadden al die divisies een eigen AFAS-omgeving, vaak met een eigen beheerder en een eigen lijntje naar Conclusion AFAS Solutions. En terwijl Facilicom Groep hard groeide, begonnen de AFAS-omgevingen zich te vermenigvuldigen en werd de beheerslast significant hoger. Er was weinig regie op prioriteit en impact en dat zette de samenwerking onder druk. De snelste aanvragers slokten de beschikbare uren op. Twee jaar geleden kozen Conclusion AFAS Solutions en Facilicom Group daarom samen voor een nieuwe koers.

Het keerpunt kwam in 2024 met de overstap naar een DevOps-samenwerking. Ontwikkeling en beheer werden samengebracht in één multidisciplinair team, met één centrale backlog en één werkwijze. En vooral: een groep mensen die besloot zich als collega's te gedragen in plaats van klant en leverancier.

Die nieuwe manier van samenwerken vroeg om een andere houding van beide kanten. Facilicom Groep leerde de wensen en opdrachten beter specificeren. Conclusion AFAS Solutions leerde de eigen capaciteit goed in te schatten en realistische grenzen aan te geven. Transparantie werd de basis van alles. De Conclusion consultants zitten tegenwoordig samen aan tafel met de product en proces owners van Facilicom Groep om ideeën uit te werken, de juiste vragen te stellen en verder te kijken dan de eerste beste opdrachten.

Michael Kuijf werkt al vier jaar als consultant bij Conclusion AFAS Solutions en is nauw betrokken bij Facilicom. Hij omschrijft de samenwerking in één woord: partnerschap. “We worden niet ingevlogen om een taak uit te voeren, maar om mee te denken over hoe het landschap beter kan functioneren. We zijn dus écht nauw betrokken bij de organisatie. Soms vragen Facilicom-collega’s mij hoe iets intern geregeld is!” Elke divisie van Facilicom Groep is een eigen tak van sport. Of het nu gaat om schoonmaak, catering, beveiliging of bouw – ze hebben allemaal hun eigen processen en uitdagingen. “Die diversiteit maakt het werk complex. En dat vind ik super. Ik houd van uitdaging en afwisseling.”

Een project waar hij bijzonder trots op is: de automatisering van het WAB-proces, de Wet Arbeidsmarkt in Balans. Wat vroeger via spreadsheets, losse dashboards en handmatige brieven verliep, regelt AFAS nu volledig automatisch. En dat heeft het team voor elkaar gekregen in een sprint van slechts vier weken.

En even belangrijk is wat daarna gebeurt: het team blijft verantwoordelijk voor optimalisatie en beheer. 

Het werk van consultants als Michael wordt aangestuurd door Sonja Oerlemans, Product Owner bij Facilicom Group. Dat betekent de backlog bewaken, divisiebelangen afwegen en scherpe keuzes maken. Juist die regierol zorgt ervoor dat Facilicom Groep niet langer reactief werkt, maar strategisch prioriteert. “Iedereen vindt natuurlijk eigen prioriteiten het belangrijkst”, zegt ze. “En soms moet ik gewoon nee zeggen.” Communicatie is hier key. Als één divisie bijvoorbeeld een grote aanbesteding wint met enorme impact op AFAS, communiceert Sonja dat direct. Zo begrijpt de rest waarom er even minder capaciteit is voor andere verzoeken.

“Hierbij helpt het ook dat de consultants van Conclusion AFAS Solutions actief meedenken over impact, afhankelijkheden en haalbaarheid”, vult Sonja aan. “We voeren geen discussies over uren, maar over wat het meeste waarde toevoegt voor Facilicom Groep als geheel.”

De samenwerking is ingedeeld in sprints van vier weken, ondersteund door vaste rituelen: refinements om backlog-items samen aan te scherpen, sprint reviews om te laten zien wat er gebouwd is, en retrospectives om eerlijk terug te kijken. Maar minstens zo belangrijk zijn de korte lijntjes tussendoor. “Als ik merk dat iets niet goed gaat, wacht ik niet op de retrospective. Dan bel ik gewoon met de scrummaster”, zegt Sonja. “Geen vingerwijzen, geen beschuldigingen. We willen immers allemaal hetzelfde resultaat. Zo is er in al onze jaren samenwerken nog nooit geëscaleerd over prioriteiten.” Michael vult aan: “Die korte lijntjes maken echt verschil. Waar wijzigingen vroeger via formele changeprocessen liepen en wachttijden zich opstapelden, wordt nu proactief afgestemd binnen één gezamenlijke planning.”

Het kantoor van Facilicom Groep voelt ook voor Conclusion consultants als een thuisbasis. Zo werken ze elke maandag op locatie bij Facilicom Groep in Schiedam. “De consultants voelen niet als externen”, zegt Sonja. “Ze kennen onze organisatie door en door, denken proactief mee en komen met adviezen waar we zelf niet op waren gekomen. Ze zijn geen uitvoerders, maar collega’s.” Ook werken consultants vaak nieuwe Facilicom-collega’s in. Zo geïntegreerd is het team.

De stabiliteit in het team zorgt voor diepgewortelde kennis. “We doen formeel AFAS-beheer, maar we kijken veel verder dan alleen de applicatie”, zegt Michael. “Van het uitwerken van aanpassingen binnen AFAS tot het meedenken over de impact op gekoppelde systemen zoals plannings- en roostertools en andere applicaties. Daarbij speelt Conclusion AFAS Solutions ook een belangrijke rol in het bewaken van de integrale solution architectuur. Juist doordat we al jaren zo betrokken zijn, kunnen we risico’s inschatten en adviseren op organisatieniveau.”

“En nog een toevoeging: we kunnen enorm veel lachen samen”, zegt Sonja. “Dat klinkt misschien als een kleinigheid, maar is misschien wel het beste bewijs dat onze samenwerking echt werkt.”