Bewaartermijnen zijn weer hét gesprek van de dag. Niet gek als er onbedoeld data van 6 miljoen mensen op straat komt te liggen. Veel organisaties hebben bewaartermijnen wel ergens beschreven… maar in de praktijk zijn ze vaak niet ingericht. En dat is een gemiste kans — én soms een risico.
Waarom is het belangrijk om bewaartermijnen serieus te nemen?
Wet-en regelgeving De AVG is duidelijk: gegevens mag je niet langer bewaren dan nodig. “We weten het wel” is niet hetzelfde als “het is ingericht”. Help de data van jouw medewerkers en relaties te beschermen.
Grip op informatie Zonder bewaartermijnen groeit data ongecontroleerd door. Dat maakt systemen onoverzichtelijk, zoekacties trager en fouten waarschijnlijker.
Risicobeperking Wat je niet meer hebt, kan ook niet uitlekken, opgevraagd worden of verkeerd gebruikt worden.
Efficiënter beheer Duidelijke bewaartermijnen zorgen voor rust in processen. Minder uitzonderingen, minder handmatig werk, minder discussie.
Ik zie het vaak gebeuren. De inrichting van bewaartermijnen blijft liggen omdat het “geen prioriteit” heeft of “veel werk lijkt”. Terwijl het in de praktijk goed behapbaar is en juist proactief beheer ondersteunt.
Bewaartermijnen zijn geen administratieve bijzaak — ze zijn een fundament onder zorgvuldig en toekomstbestendig informatiebeheer.
En de inrichting? Dat is eigenlijk best eenvoudig!
