Neem je een nieuwe verpleegkundige of arts in dienst? Dan let je natuurlijk goed of diegene de juiste diploma's, registraties en een geldige VOG heeft. Maar weet je ook nog waar de gegevens staan van die verpleegkundige die al twee jaar in dienst is?
Compliance in de zorg lijkt soms een eindeloze checklist, maar dat hoeft het niet te zijn. Veel van die controles kunnen geautomatiseerd worden in het HR-proces zelf. In deze blog laat ik zien waar compliance vaak misgaat en hoe je dat in drie stappen oplost.
Verander de controle van een noodmaatregel in een preventief vangnet
Een organisatie vol olifantenpaadjes Denk aan een zorgorganisatie waarbinnen VOG's op vier verschillende manieren worden opgeslagen: in het personeelsdossier, als losse datum, in een aparte map of lokaal op een laptop. Het gevolg: de organisatie wist niet hoeveel geldige VOG's er waren.
Zulke verschillen ontstaan meestal niet uit onwil. Is het officiële proces omslachtig of onpraktisch, dan creëren mensen ‘olifantenpaadjes’. Denk aan een locatiemanager die nauwelijks achter zijn laptop zit: als hij gegevens voor een nieuwe medewerker alleen daar kan registreren, stelt hij dat al snel uit.
Stap 1: bouw een proces dat in de praktijk werkt Wie zomaar een nieuw standaardproces oplegt, loopt het risico dat medewerkers opnieuw naar olifantenpaadjes zoeken. Breng daarom eerst in kaart welke routes medewerkers nu al gebruiken en vooral waarom. Zo zie je waar het systeem niet aansluit op de praktijk.
Die locatiemanager die nauwelijks achter zijn laptop zit? Veel HR-systemen bieden ondertussen ook mobiele toepassingen waarmee hij de noodzakelijke gegevens op zijn telefoon kan invoeren. HR completeert de informatie daarna. Zo ontstaat één uniforme werkwijze die ook in de praktijk werkt.
Stap 2: automatiseer compliance waar het kan Zodra het proces in de praktijk werkt, kun je compliance daar standaard in verankeren. Aan de voorkant betekent dat bijvoorbeeld dat noodzakelijke informatie en controles onderdeel worden van de workflow. Aan de achterkant moet je ervoor zorgen dat persoonsgegevens worden geanonimiseerd wanneer ze niet langer nodig zijn. AFAS biedt standaardfunctionaliteit waarmee je persoonsgegevens in enkele stappen kunt anonimiseren. Zo blijven de historische gegevens over een sollicitatie behouden, maar zijn ze niet meer herleidbaar tot een persoon.
Bij functies met veel verloop kan een kandidaat die nu afvalt, over twee maanden weer interessant zijn. Met toestemming kun je zulke kandidaten uitzonderen van de standaardanonimisering – zolang je ook een moment vastlegt waarop je een signaal ontvangt om opnieuw te beoordelen of hun gegevens moeten worden verwijderd.
Stap 3: plan de grote schoonmaak Ook een goed geautomatiseerd proces moet je af en toe controleren. Plan bijvoorbeeld twee keer per jaar een korte ‘grote schoonmaak’. Daarbij kijk je naar:
Functies en registraties. Sluiten BIG- en AGB-registraties nog aan op de functies van medewerkers?
VOG’s. Klopt het aantal geregistreerde VOG's met het aantal medewerkers dat er een nodig heeft?
Autorisaties. Hebben alleen de juiste medewerkers toegang tot gevoelige gegevens?
Sollicitanten. Staan er nog sollicitanten in het systeem van wie de gegevens al geanonimiseerd hadden moeten zijn?
Deze controles hoeven niet allemaal handmatig te worden uitgevoerd, maar kunnen ook steekproefsgewijs plaatsvinden. En hoe beter compliance is ingebouwd, hoe kleiner deze schoonmaak wordt.
Verder dan de vinkjes Misschien doet jouw HR-systeem technisch precies wat het moet doen. Maar wat zie je in de praktijk?
Grip op compliance ontstaat wanneer medewerkers één werkbare route volgen, controles in die route zijn ingebouwd en je periodiek toetst of het proces nog klopt. Zo verander je controle van een noodmaatregel in een preventief vangnet.
Samen maken wij HR processen slimmer en beter in de zorg.
