Waarom je met afhankelijk AFAS-beheer kansen laat liggen
AFAS draait: de processen lopen, de salarissen kloppen en rapportages worden feilloos gegenereerd. En alles wat draait, verdwijnt langzaam naar de achtergrond. Want waarom zou je kostbare aandacht en tijd besteden aan iets dat gewoon werkt?
Daarom wordt AFAS in de meeste organisaties beheerd door één, soms twee, medewerkers, die dit naast bijvoorbeeld andere HR-, payroll- of IT-taken oppakken. Maar wat gebeurt er als de organisatie haar processen verandert of wil groeien? Wat als de enige AFAS-beheerder ziek wordt of vertrekt? Het risico ligt niet in de softwarezelf, maar in de manier waarop het beheer is georganiseerd.
Te veel AFAS, te weinig mensen
In veel organisaties komt het AFAS-beheer neer op 0,5 tot 1,5 FTE. Vaak combineren de beheerders deze verantwoordelijkheid met andere rollen. Slimme workarounds, eerdere AFAS-keuzes en kritische kennis over de inrichting zijn zelden vastgelegd en zitten vooral in het hoofd. Zolang de beheerder beschikbaar is, lijkt dat geen probleem. Maar bij ziekte of vertrek komt de continuïteit direct onder druk te staan.
Een ander probleem is dat de beperkte capaciteit en tijd beheerders dwingen om keuzes te maken. Die keuzes vallen vrijwel altijd in het voordeel van het hier en nu. Brandjes blussen en urgente vragen krijgen voorrang, terwijl structurele verbeteringen doorschuiven naar later. Het beheer is reactief, niet proactief.
Het gevolg is dat beheerders nauwelijks toekomen aan optimalisatie of ontwikkeling. Slimmere processen en nieuwe functionaliteiten blijven liggen omdat er geen ruimte voor is. AFAS blijft draaien, maar draagt steeds minder bij aan bredere organisatiedoelen.
Het ongebruikte potentieel van AFAS
AFAS ontwikkelt continu nieuwe functionaliteiten. Toch blijft het gebruik van de software bij veel organisaties onveranderd. Niet omdat AFAS zelf tekortschiet, maar omdat het grootste deel van de beschikbare beheertijd op gaat aan de operatie. Er is geen ruimte voor doorontwikkeling en verbetering, alleen voor het oplossen van incidenten. Zo zijn er veel functionaliteiten wel beschikbaar, maar worden ze nauwelijks ingezet. Workflows voor mutaties en goedkeuringen blijven vaak handmatig, terwijl AFAS juist uitgebreide mogelijkheden biedt om processen rondom indiensttreding, verlof, declaraties en salarisaanpassingen te automatiseren.
Ook selfservice voor medewerkers en managers wordt beperkt ingezet. Veel mutaties en overige vragen lopen via HR, terwijl AFAS met selfservice en een ingebouwde AI-chatbot een groot deel daarvan direct kan afvangen. Daarnaast blijven waardevolle inzichten onbenut: er zijn realtime rapportages en dashboards over kosten, trends, verloop en verzuim beschikbaar, maar deze worden niet structureel gebruikt om bij te sturen.
Verder wordt AFAS in veel organisaties als losstaand systeem gebruikt. Integraties met andere HR- en finance-systemen via API’s blijven achter, terwijl juist daar kansen liggen om processen slimmer in te richten. En wanneer de organisatie groeit of wetgeving verandert, blijkt het systeem vaak minder wendbaar dan nodig is, simpelweg omdat AFAS nooit structureel is doorontwikkeld.
Dat deze kansen blijven liggen, heeft zelden te maken met onwil. Het ontbreekt vooral aan structurele tijd en specialistische kennis om AFAS niet alleen draaiende te houden, maar ook gericht te verbeteren.
Beheer dat niet meer leunt, maar staat
Zolang één of twee beheerders verantwoordelijk zijn voor het volledige beheer, blijft AFAS kwetsbaar. Zowel bij uitval als in de dagelijkse praktijk. Kennis blijft versnipperd en brandjes blussen wint structureel van verbetering, terwijl AFAS juist bedoeld is om organisaties te helpen groeien.
Toekomstbestendig AFAS-gebruik vraagt daarom om een andere aanpak. Dat begint bij AFAS-beheer zien als gedeelde verantwoordelijkheid, met duidelijk overzicht en heldere afspraken. Alleen dan ontstaat ruimte om niet alleen te reageren, maar ook te sturen.
Organiseer het AFAS-beheer daarom als één team, waarin interne en eventueel externe specialisten samenwerken. Geen losse eilandjes of taken, maar gedeeld eigenaarschap. Prioriteiten worden samen bepaald en kennis wordt vastgelegd en gedeeld. Zo verdwijnt de afhankelijkheid van individuen en ontstaat voorspelbaarheid, ook bij tijdelijke uitval of pieken in het werk.
Met zo’n DevOps-aanpak geef je het beheer niet uit handen, maar voeg je structuur, kennis en capaciteit toe. Brandjes blussen maakt plaats voor planmatig verbeteren en beheerders krijgen ruimte om te leren en te optimaliseren. AFAS verschuift van een systeem dat technisch gezien werkt naar een platform dat echt waarde toevoegt.
Van overleven naar vooruitdenken
Vraag jezelf daarom af: wat laten we liggen zolang we AFAS vooral draaiende houden? Zolang beheer uitsluitend draait om continuïteit, blijven kansen onbenut en blijft de strategische waarde van AFAS onderbelicht.
Wie AFAS bewust door ontwikkelt, haalt meer uit hetzelfde systeem: meer flexibiliteit, meer overzicht en meer grip op alle data en processen. Niet door AFAS ‘er even bij te doen’, maar door het beheer zo te organiseren dat verbeteren net zo vanzelfsprekend wordt als beheren.
