Data creëert welbevinden

Facilicom Groep:

Met 21.000 collega’s behoort Facilicom Groep tot de top van facilitair dienstverleners en dienstverleners in zorg en welzijn. Organisaties rekenen dagelijks op een stipte service en daarom moeten de bedrijfsprocessen feilloos op orde zijn. CIO Pieter Zeestraten geeft een kijkje achter de schermen en vertelt hoe de inzet van data verrassende meerwaarde oplevert.

“Een van de belangrijkste onderdelen is planning”, vertelt Pieter. Dat dit uitdagend is, heeft te maken met de vele variabelen die kenmerkend zijn voor bijvoorbeeld onze facilitaire dienstverlening. “Onze kracht is dat we altijd de juiste collega op de juiste plek weten in zetten. Daarbij gaat het om mensen met verschillende cao’s, contractvormen en beschikbare uren. Wat de puzzel nog ingewikkelder maakt, is dat onze klanten vaak specifieke wensen hebben, en daar willen we graag aan voldoen.”

Technologie helpt om grip te krijgen op deze complexiteit. Door data te verzamelen, te combineren en te analyseren, kan Facilicom Groep steeds nauwkeuriger voorspellen welke inzet nodig is. Pieter: “De praktijk vertelt ons welke omstandigheden van invloed zijn op de bezetting.” Daarbij kan het gaan om de meest uiteenlopende factoren, zoals het weer, dag van de week, periode van het jaar, specifieke data en tijdstippen, griepgolven, aangekondigde en niet-aangekondigde verkeersmaatregelen, demografie en trends in gedrag. “Je leert elke keer meer en zo helpt data ons steeds beter vooruit te kijken. Conclusion ondersteunt ons daarbij met geavanceerde datamodellen.”

Een sprekend voorbeeld van de toepassing hiervan is de dienstverlening van Axxicom Airport Caddy van Facilicom Groep op Schiphol, waarmee mensen met een beperkte mobiliteit van en naar de gate worden gebracht. Pieter: ”Je weet pas op het laatste moment hoeveel passagiers assistentie nodig hebben. Op drukke dagen gaat het om honderden tegelijk en dan heb je ter plekke een groter aantal medewerkers nodig dan op reguliere dagen. Door voorspelmodellen in te zetten weten we vooraf hoe druk het wordt.”

Een ander mooi voorbeeld is de inzet van sensoren voor het meten van de bezetting van kantoorruimtes. “Als een kamer niet bezet is geweest, wordt deze anders schoongemaakt, terwijl een drukbezochte vergaderzaal een uitgebreidere schoonmaakbeurt krijgt.”

In de bedrijfscatering werkt Facilicom Groep aan voorspellende modellen om voedselverspilling tegen te gaan. “We willen voorspellen hoeveel mensen gaan lunchen en wat ze zullen eten. Dat verhoogt de gastvrijheid en zorgt dat we minder inkopen en weggooien.” Ook onderhoud van technische installaties wordt steeds slimmer. Door data te gebruiken, voorspelt Facilicom Groep wanneer een onderdeel vervangen moet worden, nog vóórdat het defect raakt.

Bij dit alles gaat het op de eerste plaats niet om bedrijfsefficiëntie, benadrukt Pieter, maar vooral over het welbevinden van mensen. Want dat is waar Facilicom Groep voor staat. “Dankzij voorspelmodellen kunnen onze collega’s veel gerichter service bieden, dat is voor iedereen fijn. In het geval van Schiphol kunnen passagiers veel zorgelozer en comfortabeler aan hun reis beginnen. En iedereen waardeert het als een ruimte comfortabel en schoon is en alles werkt. Bovendien geeft het onze mensen veel meer voldoening om zinvol werk te doen, dan overbodige taken uit te voeren.”

Een compleet andere uitdaging die Facilicom Groep samen met Conclusion aangaat, is de inrichting en ingebruikname van AFAS als ERP-systeem.

De HR-processen zijn al ondergebracht in AFAS, maar de aanstaande ERP-transitie van de complete bedrijfsvoering is volgens Pieter vergelijkbaar met een openhartoperatie: “De kern van je bedrijfsvoering verander je niet zomaar; het raakt alle financiële processen, van contracten tot planning en facturatie.” Dit houdt de benodigde maatwerksoftware ‘lichtgewicht’.

Pieter en zijn team kiezen er bewust voor om de standaardfunctionaliteiten van AFAS te benutten. “Onze huidige oplossing is voor een belangrijk deel gemodelleerd naar onze operatie en manier van werken, dat is zo gegroeid. Dat klinkt slim, maar uiteindelijk wordt daarmee alles log, complex en duur in onderhoud. Op een gegeven moment werkt het niet meer zoals bedoeld.”

“Als we binnen AFAS toch een aanpassing willen, dan zijn we daar heel kritisch op. Alleen in uitzonderlijke gevallen bouwen we iets naast AFAS, met low-code.” Dit laatste is een vorm van softwareontwikkeling met herbruikbare componenten, waarmee complexe applicaties snel kunnen worden gebouwd en geïntegreerd in bestaande systemen. Dit houdt de maatwerksoftware ‘lichtgewicht’.

Pieter ziet een parallel tussen Facilicom Groep en Conclusion: mogelijkheden zien en zelf op ideeën komen. “Dat kan altijd weer beter, challenge ons maar. Ik wil geen ja-knikkers om mij heen. Dat betekent: denken in oplossingen, niet in problemen én elkaar uitdagen. Want daar worden we allebei beter van. Ik noem leveranciers niet voor niets partners.”