RGF Staffing ontzorgt klanten met AI-gedreven ‘CAO Checker’  

Door nieuwe regelgeving over het gelijkwaardig belonen van flexkrachten kregen de uitzendsector en zijn opdrachtgevers in 2026 te maken met een flinke administratieve uitdaging. Daarom ontwikkelde RGF Staffing Nederland samen met Conclusion de ‘CAO Checker’, een AI-ondersteunde oplossing die de administratieve belasting vermindert, veel tijd bespaart en opdrachtgevers snel en helder inzicht geeft in de juiste beloning.

 

Vanaf 1 januari 2026 geldt gelijkwaardige beloning voor uitzendkrachten. Zij ontvangen minimaal hetzelfde loon als vaste medewerkers van de opdrachtgever met een vergelijkbare functie. Dat brengt belangrijke veranderingen met zich mee. Voor opdrachtgevers betekent dit dat de cao, arbeidsvoorwaarden en bedrijfsregelingen ook voor flexmedewerkers op orde moeten zijn.

Adam Hassan is Director IT Technology & Business Operations bij RGF Staffing Nederland, onderdeel van Recruit Holdings: een van de grootste specialisten op het gebied van flexibel personeel en HR-tech ter wereld. Hij zag dat de impact groot zou zijn, ook voor de eigen organisatie. Zeker met de deadline van 1 januari 2026 in zicht.

 

“We wilden een oplossing vinden die zowel RGF als onze klanten zou ontzorgen,” vertelt Adam. Al snel werd duidelijk hoe groot de operationele uitdaging eigenlijk was. “We moesten in korte tijd een grote hoeveelheid cao's en bedrijfseigen-regelingen van opdrachtgevers vertalen naar een helder inzicht in de juiste beloning van onze flexmedewerkers. Dat was een flinke opgave.”

Het ging namelijk om honderden cao’s en bedrijfseigen-regelingen, elk tussen de 60 en 200 pagina’s. Adam vervolgt: “Geen enkel document had dezelfde opbouw en ze werden op heel veel verschillende manieren aangeleverd. Er waren Word-bestanden, maar ook scheef ingescande pdf’s. Ook stond er essentiële informatie in soms slecht leesbare afbeeldingen. Om orde in de chaos te scheppen, kregen we van onze CEO Maximilian Krijgsman de ruimte en ondersteuning om op zoek te gaan naar een geautomatiseerde oplossing. Wij hebben hiervoor contact gelegd met Conclusion, die we al kenden van eerdere samenwerkingen.”

Projectmanager Kelly Meijers van Conclusion was het meteen duidelijk dat dit vraagstuk ook kansen bood. “De wetswijziging was een uniek moment om het proces écht anders en veel efficiënter in te richten. We hebben RGF dan ook uitgedaagd: ‘Waarom zouden we de huidige werkwijze alleen automatiseren? Laten we het proces opnieuw ontwerpen en kijken hoe AI dat optimaal kan ondersteunen.’" Om de mogelijkheden in kaart te brengen, organiseerden de teams van RGF Staffing en Conclusion in juli 2025 een event storming-sessie. Een interactieve workshop om het huidige proces te analyseren en gewenste verbeteringen scherp te krijgen. Daarbij werden niet alleen de cao-specialisten aangehaakt, maar alle belanghebbenden, ook de eindgebruikers.

AI-engineer Nick Radunovic van Conclusion vertelt: “Na de event storming was het idee om een ‘out of the box’ AI-ondersteunde standaardoplossing in te zetten. In de praktijk bleek die opzet te traag en onvoldoende schaalbaar voor de enorme hoeveelheid documenten, informatie en deelinformatie. De draai werd snel gemaakt naar het bouwen van een oplossing waarmee meerdere cao’s en bedrijfseigen-regelingen kunnen worden geanalyseerd en op een gestructureerde manier worden weergegeven.”

 

Adam: “Je kunt geen standaardoplossing plakken op een niet-gestandaardiseerd proces, ook niet met AI. Daarom zijn we nog scherper gaan kijken naar de manier waarop documenten worden aangeleverd, verwerkt en gecontroleerd. Dat leidde tot de conclusie dat een ‘out of the box’ AI-ondersteunde oplossing niet realistisch was.” Er werd gekozen voor een applicatie die cao’s en bedrijfsregelingen automatisch verwerkt, ondersteund door een krachtig AI-model en met een ‘human in the loop’ voor de beoordeling. Daarmee was de RGF Staffing ‘CAO Checker’ geboren.

Adam legt uit hoe de oplossing werkt: “Je uploadt de cao en andere regelingen van de opdrachtgever. Met een druk op de knop leest de CAO Checker de informatie uit de documenten, extraheert de relevante gegevens en vertaalt de cao-componenten in een ‘gelijkwaardig belonen formulier.’”

 

Na een eerste ‘Proof of concept’ (POC), waarin de technische haalbaarheid werd onderzocht, ontwikkelde Conclusion in zeven weken een ‘Minimum Viable Product’ (MVP): de eerste werkende versie die gebruikers konden testen. Kelly vertelt: “Tijdens deze fase hadden we een chatomgeving met de kerngebruikers, zodat we direct konden schakelen: ‘Kijk hier even naar, wat vind je ervan?’”

Het intensieve contact betaalde zich uit. Het complete traject duurde slechts vijf maanden, waarna de werkende en geteste oplossing in gebruik werd genomen. De deadline van 1 januari 2026 was gehaald en de gebruikersadoptie verliep opvallend soepel.

 

Nick: “Toen het MVP er eenmaal was, ging de productie echt als een trein. Omdat we vol focus hadden op de gebruiksvriendelijkheid, ging het heel snel met de adoptie. Juist doordat de eindgebruikers al vanaf het begin actief betrokken waren.”

 

Ook de samenwerking tussen RGF Staffing en Conclusion heeft het traject vaart gegeven, stelt Adam. “We hadden korte lijntjes en we waren in alles direct en duidelijk naar elkaar. Zelfs wanneer de boodschap niet prettig was, werd dit meteen besproken. Zo bleef het project tempo houden en werd de oplossing kwalitatief steeds beter.”

De introductie van de CAO Checker bleek bovendien het startpunt voor bredere innovatie bij RGF Staffing. Volgens Adam heeft het project niet alleen een concrete oplossing opgeleverd, maar ook nieuwe mogelijkheden zichtbaar gemaakt.

 

“Dit was een van ons eerste echte back-office AI-projecten, dat veel in gang heeft gezet. We hadden al wel ideeën voor verbeteringen, maar hebben ze niet eerder kunnen realiseren. Dankzij deze nieuwe AI-oplossing is er nu een technische basis voor die vervolgprojecten. Het bleek onder meer dat de afdeling business control de data uit de tool kan gebruiken voor kostprijsberekeningen. Daardoor bleek het project uiteindelijk nog waardevoller dan we eerst dachten.”