Binnen langdurige zorgorganisaties werken meerdere disciplines samen met de cliënt: van verzorgenden en verpleegkundigen tot gedragsdeskundigen en behandelaren. Om deze samenwerking goed te ondersteunen, is het essentieel dat informatie betrouwbaar, consistent en snel toegankelijk is. In de praktijk staat veel relevante data echter nog in vrije tekst of verspreid over verschillende registraties. Dit leidt tot inconsistenties, beperkt hergebruik van informatie en een verminderde kwaliteit van besluitvorming.

Gestructureerde data vormt daarom een belangrijke randvoorwaarde voor efficiënte informatie-uitwisseling, goede zorg en organisatiebrede kwaliteitsverbetering.

Gestructureerde data

Gestructureerde data houdt in dat informatie volgens vooraf gedefinieerde afspraken, formats en definities wordt vastgelegd. Hierdoor is data eenduidig, vergelijkbaar en machineleesbaar. Dit betekent dat informatie niet alleen begrijpelijk is voor collega’s, maar ook bruikbaar voor systemen die rapportages, analyses of overdrachten genereren. Voorbeelden van gestructureerde data zijn:

• Een uniforme vastlegging van zorgproblemen (zoals slikproblemen, ondervoeding), bijvoorbeeld via het Omaha-systeem

• Eenduidig vastgelegde interventies en zorgafspraken, bijvoorbeeld via het Omaha-systeem

• Waarschuwingen en allergieën in standaardvelden in plaats van vrije tekst, bijvoorbeeld met SNOMED CT

• Overdrachtsinformatie die automatisch is opgebouwd uit vaste, relevante gegevens, bijvoorbeeld via Zorginformatiebouwstenen (ZIB’s)

Deze vorm van registreren zorgt ervoor dat informatie logisch, vindbaar en betrouwbaar is. Data wordt niet alleen vastgelegd, maar ook daadwerkelijk (meervoudig) bruikbaar en uitwisselbaar: voor zorgprofessionals, managers, beleidsmakers en digitale toepassingen. 

Het belang van gestructureerde data voor interne samenwerking

1. Duidelijkere overdrachten

Wanneer informatie door verschillende medewerkers op een eenduidige manier wordt vastgelegd, ontstaat een duidelijk beeld van de cliëntsituatie. Hierdoor wordt de overdracht van bijvoorbeeld de dagdienst naar de avonddienst overzichtelijker en neemt de kans op misverstanden af.

2. Efficiëntie en minder afhankelijkheid van individuele kennis

Gestructureerde data voorkomt dat medewerkers tijd verliezen aan het zoeken in lange teksten. Ook vermindert het de afhankelijkheid van individuele kennisdragers, wat cruciaal is voor continuïteit en kwaliteit.

3. Betere sturings- en beleidsinformatie

Doordat gegevens vergelijkbaar zijn tussen teams en locaties, kunnen trends sneller worden gesignaleerd. Dit ondersteunt beleid en strategische besluitvorming op thema’s zoals valpreventie, gedragsproblematiek en medicatieveiligheid.

4. Consistentie in uitvoering van zorg en richtlijnen

Gestructureerde registratie maakt het eenvoudiger om organisatiebrede standaarden te implementeren (zoals zorgplannen of risicosignaleringen) en om te toetsen of deze daadwerkelijk worden gevolgd.

5. Basis voor toekomstbestendige datagedreven zorg

Veel technologische innovaties, van beslisondersteuning tot automatische rapportages en AI-toepassingen, vragen om uniforme, herbruikbare data. Zonder gestructureerde data blijft deze ontwikkeling beperkt tot pilots, zonder structurele schaalbaarheid.

De vertaling naar externe samenwerking

Waar gestructureerde vastlegging intern zorgt voor duidelijkere overdrachten tussen bijvoorbeeld diensten, is ditzelfde principe minstens zo belangrijk voor samenwerking met andere zorgorganisaties. Denk aan overdrachten tussen VVT, ziekenhuis of huisarts. Zorgverleners hebben toegang nodig tot een volledig en actueel cliëntbeeld dat door alle betrokken partijen op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd. Zonder eenduidige vastlegging ontstaat het risico op interpretatieverschillen en dubbel werk. Gestructureerde data maakt veilige en betrouwbare gegevensuitwisseling mogelijk en vormt daarmee een essentiële basis voor continuïteit, veiligheid en kwaliteit van zorg.

Gestructureerde data is geen doel op zich, maar een middel om betere zorg te leveren, samenwerking te versterken en zorgorganisaties toekomstbestendig in te richten.

Wil je dit vertalen naar jouw organisatie? We denken graag met je mee!