Waarom laat je medewerkers doen wat je systemen ook kunnen?

Conclusion Connect laat ze samenwerken

Meer klanten, meer bestellingen, meer informatie. Het zijn tekenen dat het goed gaat met je organisatie. Maar die groei kan ook een probleem blootleggen: medewerkers die steeds meer tijd kwijt zijn aan het overnemen, controleren en bijwerken van gegevens. Terwijl de systemen daarvoor allang in huis zijn. Volgens Chris Geertsma, CTO van Conclusion Integration, is dat het moment waarop je als organisatie een volgende stap moet zetten door bestaande systemen beter te laten samenwerken. “Integratie stelt je in staat om te groeien als bedrijf.”

Gedigitaliseerd, maar nog niet geautomatiseerd

Een klantbestelling die per e-mail binnenkomt en vervolgens handmatig in een ander systeem wordt gezet. Gegevens uit een Excel-bestand die medewerkers iedere dag overnemen. Of klantinformatie die op verschillende plekken moet worden bijgewerkt. Het zijn werkzaamheden die in veel organisaties nog heel normaal zijn. “Zelfs bij grote bedrijven zien we bijvoorbeeld dat medewerkers facturen uit e-mails handmatig overtypen”, weet Chris. “Dat kost medewerkers een hoop tijd en daarmee je organisatie een hoop geld. Terwijl je dit soort handelingen prima kunt automatiseren.”

Wat jarenlang werkbaar was, kan een groeiende organisatie steeds meer tijd gaan kosten. Zeker als het aantal klanten, transacties en systemen toeneemt. De hoeveelheid administratief werk groeit mee en daarmee ook de kans op fouten. Het opmerkelijke is dat de benodigde software vaak al aanwezig is. Organisaties beschikken bijvoorbeeld over een CRM-systeem, een administratiepakket, een webshop of een klantportaal. Alleen werken die toepassingen niet altijd goed samen. Daar gaat veel tijd verloren.

Als de werkdag eindigt, maar het werk doorgaat

De gevolgen beperken zich niet tot de interne administratie. Ook klanten merken het als systemen onvoldoende met elkaar verbonden zijn. Zij verwachten steeds meer dat ze op ieder moment informatie kunnen opvragen, bestellingen kunnen plaatsen of de status van een levering kunnen bekijken. “Stel dat je medewerkers naar huis gaan en daarmee ook een deel van je operatie stilvalt”, schetst Chris. “Terwijl klanten wel verwachten dat ze 24 uur per dag gebruik kunnen maken van je dienstverlening of snel inzicht krijgen in bijvoorbeeld de voorraadstatus. Dat vraagt om processen die kunnen doorlopen zonder dat voor iedere stap een medewerker nodig is.”

Daarbij draait het niet alleen om snelheid. Handmatig gegevens overnemen vergroot de kans op invoerfouten. Wanneer informatie in verschillende systemen niet overeenkomt, moeten medewerkers uitzoeken welke gegevens kloppen en fouten herstellen. Dat kost opnieuw tijd. Door systemen automatisch informatie te laten uitwisselen, verdwijnen veel van die tussenstappen. Processen kunnen doorgaan buiten kantooruren, informatie blijft actueler en medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan controles en correcties.

Systemen die samenwerken

Er valt vaak veel winst te behalen door slimmer gebruik te maken van de applicaties die je als organisatie al in gebruik hebt. Deze moeten dan wel slim gekoppeld zijn. “Je wilt dat processen van begin tot eind kunnen doorlopen, ook wanneer ze over meerdere systemen heen gaan”, legt Chris uit. “En dat je één versie van de waarheid hebt, doordat je alle relevante gegevens bij elkaar brengt.” Dat betekent bijvoorbeeld dat een bestelling niet opnieuw hoeft te worden ingevoerd, dat klantgegevens beschikbaar zijn waar medewerkers ze nodig hebben en dat informatie over de actuele voorraad automatisch kan worden bijgewerkt.

De voordelen zijn volgens Chris zowel operationeel als commercieel. Minder handmatig werk bespaart tijd en kosten. Betrouwbare en actuele informatie maakt betere klantbediening mogelijk. En doordat systemen gemakkelijker informatie uitwisselen, ontstaat er ruimte voor verdere digitalisering. Ook voor medewerkers verandert er iets wezenlijks. “Het herhalende werk nemen we weg”, zegt Chris. “Daarmee houden mensen meer tijd over voor werk dat waarde toevoegt. Denk aan klanten helpen, producten ontwikkelen en bijdragen aan groei en innovatie.” Zo helpt integratie organisaties om hun mensen en middelen effectiever in te zetten.

Professioneel integreren zonder groot IT-traject

De stap naar systeemintegratie kan groot voelen. Want waar begin je? Welk integratieplatform heb je nodig? Hoeveel gaat het kosten? En moet je direct een omvangrijk IT-project starten? Volgens Chris zijn dat niet de vragen waarmee een organisatie zou moeten beginnen. “Uiteindelijk moet er een duidelijke businessbehoefte zijn. IT is ondersteunend. Je kunt zelf heel goed aangeven waar je behoeften liggen. Dan kun je vervolgens op onze integratie-expertise vertrouwen.”

Met Conclusion Connect maakt Conclusion Integration de integratie-expertise die het inzet voor enterprise-organisaties ook bereikbaar voor groeiende bedrijven die hun processen willen professionaliseren. “Conclusion Connect biedt een volwaardige integratievoorziening waarbij we je volledig ontzorgen”, legt Chris uit. “Van het ontwerpen en ontwikkelen van de integraties tot het hosten en beheren van de oplossing. En dat tegen voorspelbare kosten.”

Een belangrijk verschil met een traditioneel integratietraject is dat de technische basis al staat. Conclusion Connect maakt gebruik van Frends, een Europees integratieplatform dat wordt gehost in een Europese cloudomgeving. Klanten hoeven niet zelf een integratieplatform te selecteren, een aparte platformlicentie af te nemen of specialisten in dienst te hebben om de techniek te beheren.

Bovendien zijn voorzieningen voor beveiliging, monitoring en foutafhandeling standaard ingericht. Conclusion Integration verzorgt het beheer en is het centrale aanspreekpunt wanneer er iets moet worden aangepast of opgelost. Dat maakt de aanpak niet alleen eenvoudiger, maar ook beter voorspelbaar.

Van eerste inventarisatie naar werkende integraties

Een traject begint met een integratiescan. Daarin onderzoekt Conclusion Integration welke applicaties je als organisatie gebruikt, welke processen je wil verbeteren en hoe de betrokken systemen met elkaar verbonden kunnen worden. De scan is ook bedoeld om eventuele technische beperkingen vroegtijdig te ontdekken. Niet ieder applicatielandschap past namelijk binnen de standaardaanpak van Conclusion Connect. In dat geval is er altijd een oplossing op maat mogelijk.

Als er een fit is met Conclusion Connect, bepaal je samen met Conclusion Integration welke processen als eerste worden geautomatiseerd. Voor de ontwikkelwerkzaamheden worden vooraf vaste prijsafspraken gemaakt. Ook de kosten voor hosting en beheer zijn inzichtelijk. Omdat de technische omgeving al is ingericht en Conclusion Integration gebruikmaakt van herbruikbare bouwstenen, kan de ontwikkeling snel verlopen. “Bij een positieve integratiescan kunnen we binnen een dag al een cloudomgeving met standaardcomponenten klaar hebben staan”, vertelt Chris. “Daarna kijken we samen welke processen we gaan automatiseren en welke informatie daarvoor nodig is.”

Volgens Chris kunnen de eerste integraties bij een geschikte uitgangssituatie al binnen enkele weken worden gerealiseerd. De techniek is daarbij niet altijd de grootste uitdaging. “De meeste tijd zit vaak in het ontwerp. Welke informatie moet waar beschikbaar zijn? Hoe moet het proces precies verlopen? Dat zijn vragen die organisaties niet altijd direct kunnen beantwoorden, maar daar helpen we uiteraard bij.”

Groei zonder steeds meer handwerk

Voor Chris is het vooral belangrijk dat integratie de bedrijfsvoering vooruit helpt, in plaats van ingewikkelder maakt. Met Conclusion Connect maakt Conclusion Integration de kennis en voorzieningen voor professionele integratie toegankelijk, zonder dat je jezelf in de achterliggende techniek hoeft te verdiepen. Want als je organisatie groeit, wil je vooral meer tijd kunnen besteden aan klanten, innovatie en ondernemen. Niet aan het overtypen van gegevens.