Iedere koppeling loste een probleem op, tot de koppelingen zelf het probleem werden

 

Conclusion Connect brengt regie terug

Een nieuw gegevensveld toevoegen, een rapportage uitbreiden of een extra applicatie aansluiten. Op papier lijken het overzichtelijke wijzigingen, maar in een landschap vol maatwerkkoppelingen kan zelfs een kleine aanpassing uitgroeien tot een ingewikkeld IT-project. Volgens Chris Geertsma, CTO van Conclusion Integration, is dat het moment waarop je als organisatie anders naar integratie moet gaan kijken. “Je wilt grip houden op hoe systemen met elkaar verbonden zijn.”

Van handige koppeling naar technisch spinnenweb

Het begint meestal heel logisch: een organisatie implementeert een nieuw CRM-systeem en koppelt dat aan het ERP-systeem. Een tijdje later komt er een klantportaal bij, dat informatie uit beide systemen nodig heeft. Vervolgens ontstaat de wens om gegevens beschikbaar te maken voor een rapportagetool of een andere applicatie. Iedere afzonderlijke koppeling heeft een duidelijke functie, maar na verloop van tijd ontstaat een landschap waarin systemen steeds sterker van elkaar afhankelijk worden.

“Als je begint, is het heel makkelijk om even een koppeling te leggen tussen twee systemen”, vertelt Chris. “Veel softwareleveranciers bieden daar standaard API's voor aan. Maar als andere applicaties ook weer hun eigen aansluitingen nodig hebben, kom je redelijk snel in een spinnenweb terecht.”

Het probleem is dat zo'n landschap vaak niet vanuit een overkoepelende integratiearchitectuur is opgebouwd. Koppelingen zijn ontwikkeld wanneer de behoefte ontstond, door verschillende leveranciers en met uiteenlopende technologieën. Wat voor een afzonderlijk project de snelste oplossing was, blijkt voor het totale IT-landschap niet altijd de beste keuze. “Het wordt vervelend wanneer die integraties onderling afhankelijk van elkaar zijn”, legt Chris uit. “Dan kan een verandering in de ene koppeling ineens gevolgen hebben voor allerlei andere koppelingen.”

Eén veldje aanpassen, drie maanden werk

De gevolgen worden vaak pas echt zichtbaar wanneer een organisatie iets wil veranderen. Een nieuwe productcategorie introduceren, een applicatie vervangen of meer sturen op data. Wat vanuit de bedrijfsvoering een logische vervolgstap is, blijkt technisch ineens een stuk ingewikkelder. “Dan krijg je situaties waarin een verandering drie maanden duurt, terwijl de business denkt: het is één veldje, hoe moeilijk kan het zijn?”, zegt Chris.

De verklaring zit in de onderlinge afhankelijkheden. Welke systemen gebruiken het betreffende veld? Welke API's moeten worden aangepast? Heeft de wijziging gevolgen voor andere processen? En welke leverancier is verantwoordelijk voor welk onderdeel? Dat laatste kan de doorlooptijd verder vergroten. “Als verschillende partijen aan die koppelingen werken, ben je ook van hun beschikbaarheid afhankelijk”, vertelt Chris. “Dan hoor je bijvoorbeeld dat een leverancier pas over vier weken een aanpassing kan doen. Zo wordt iets wat klein lijkt, opeens duur en traag.”

Ook bij storingen wreekt het gebrek aan overzicht zich. Wanneer een datastroom uitvalt, is niet altijd direct duidelijk waar het probleem ontstaat of welke andere processen geraakt worden. Rootcause- en impactanalyses worden tijdrovender, terwijl herstel juist snel moet plaatsvinden. Chris: “Uiteindelijk raakt dat je kosten, de kwaliteit van je dienstverlening en vooral je wendbaarheid.”

Meer koppelingen vragen om meer regie

Volgens Chris zit de oplossing in de manier waarop je integratie organiseert. Zolang iedere koppeling afzonderlijk wordt ontwikkeld en beheerd, moet je ook voor iedere oplossing opnieuw nadenken over beveiliging, monitoring, logging en foutafhandeling. Vaak met verschillende afspraken, technieken en verantwoordelijkheden. “Terwijl je met een centrale integratielaag je beheervoorzieningen centraal kunt organiseren en in control blijft”, stipt Chris aan.

Dat vraagt om standaardisatie en hergebruik. Niet iedere nieuwe integratie hoeft opnieuw te worden ontworpen wanneer je gebruikmaakt van vaste integratiepatronen en gedeelde componenten. Monitoring en foutafhandeling worden centraal ingericht, zodat je beter kunt volgen wat er in de keten gebeurt en sneller kunt ingrijpen als er iets misgaat. Ook nieuwe integraties worden eenvoudiger te realiseren, omdat je verder bouwt op een gemeenschappelijke basis.

Conclusion Connect: centrale regie zonder onnodige complexiteit

Voor organisaties die hun bestaande integratiestructuur willen professionaliseren, ontwikkelde Conclusion Integration Conclusion Connect. Daarmee kunnen bestaande koppelingen onder centrale regie worden gebracht en nieuwe integraties vanuit één platform worden ontwikkeld en beheerd.

De oplossing is gebaseerd op Frends, een Europees integratieplatform, en maakt gebruik van gestandaardiseerde bouwstenen voor onder meer security, monitoring, logging en foutafhandeling. Die voorzieningen hoeven daardoor niet meer bij iedere nieuwe koppeling afzonderlijk te worden ingericht.

Conclusion Integration neemt het ontwerp, de ontwikkeling, hosting en het beheer voor zijn rekening. Als organisatie heb je één aanspreekpunt voor integratie en ondersteuning, in plaats van verschillende partijen die ieder verantwoordelijk zijn voor een deel van het landschap. “We gebruiken moderne technologie en organiseren integratie centraal”, legt Chris uit. “We hebben standaarden voor het beheer en weten hoe we oplossingen onderhoudbaar moeten inrichten. Dat is ons vakgebied.”

Het voordeel is niet alleen technisch. Zodra beheer en monitoring centraal zijn georganiseerd, ontstaat er meer overzicht over de werking van integraties en de gevolgen van wijzigingen. Bovendien kun je sneller schakelen bij nieuwe behoeften, zonder telkens opnieuw het hele traject van ontwerp, ontwikkeling en beheer te hoeven organiseren.

Niet alles hoeft in één keer op de schop

Een zorg bij het professionaliseren van een bestaand integratielandschap is dat alles opnieuw gebouwd moet worden. Zeker wanneer de organisatie afhankelijk is van koppelingen die dagelijks belangrijke processen ondersteunen. Volgens Chris is zo'n grootschalige vervanging meestal niet nodig en vaak zelfs onverstandig. “Dat kan stap voor stap. Het hoeft geen big bang te zijn. Als er een ingewikkeld landschap is ontstaan, brengt alles in één keer vervangen juist risico's met zich mee.”

De eerste stap is daarom een integratiescan, waarmee Conclusion Integration inzicht krijgt in de bestaande applicaties, verbindingen en technische mogelijkheden. Daarbij wordt ook beoordeeld of de situatie past binnen de gestandaardiseerde dienstverlening van Conclusion Connect. Is dit niet het geval, dan kan er altijd een oplossing op maat worden geboden.

Als er een fit is met Conclusion Connect, worden vervolgens samen met de organisatie de prioriteiten bepaald. Welke bedrijfsprocessen zijn het belangrijkst? Waar veroorzaken bestaande koppelingen problemen? Welke integraties vragen veel onderhoud? En op welke plekken staat de behoefte aan verandering het meest onder druk? “We kijken naar de primaire processen, waar de meeste problemen optreden en waar een organisatie wil uitbreiden”, vertelt Chris. “Op basis daarvan bepalen we samen wat we als eerste aanpakken.”

Daarbij hoeft bestaande functionaliteit niet verloren te gaan. Wanneer interfaces en gegevensuitwisseling voldoende duidelijk zijn vastgelegd, kunnen koppelingen gecontroleerd worden overgenomen. Waar nodig kunnen bestaande en nieuwe integraties tijdelijk naast elkaar draaien om de overgang zorgvuldig te laten verlopen.

Van onderhoudslast naar verandervermogen

De winst van centrale regie wordt uiteindelijk niet alleen zichtbaar in het dagelijkse beheer. Misschien nog belangrijker is wat er gebeurt wanneer een organisatie nieuwe plannen heeft. Neem de behoefte om meer datagedreven te werken. “Voor nieuwe BI-toepassingen is vaak informatie nodig uit meerdere systemen: klantgegevens uit het CRM, productinformatie uit het ERP en operationele data uit andere applicaties”, weet Chris. “Als dat allemaal via verschillende maatwerkoplossingen en leveranciers loopt, kan dat een heel complex verhaal worden. Terwijl je met een centraal integratieplatform veel logischer toegang kunt organiseren tot de informatie die je nodig hebt.”

Hetzelfde geldt voor het aansluiten van nieuwe applicaties, het vervangen van bestaande systemen of het inzetten van AI-toepassingen. Al die ontwikkelingen vragen om betrouwbare gegevensuitwisseling. “Hoe beter de integratiearchitectuur is georganiseerd, hoe gemakkelijker je als organisatie op nieuwe mogelijkheden kunt inspelen.”

Met Conclusion Connect wordt die professionaliseringsslag bovendien beter voorspelbaar. Conclusion Integration werkt na een positieve integratiescan met vaste prijsafspraken voor de afgesproken ontwikkeling. Ook de kosten voor hosting en beheer zijn vooraf inzichtelijk. Daarmee ontstaat meer grip op zowel de techniek als de kosten, zonder zelf een integratieplatform en de bijbehorende beheerexpertise te hoeven organiseren.

Weer ruimte om vooruit te kijken

Losse maatwerkkoppelingen ontstaan meestal met een goede reden. Ze lossen een concreet probleem op en helpen organisaties vooruit. Maar wanneer die oplossingen zich blijven opstapelen, kunnen ze na verloop van tijd juist de volgende ontwikkeling in de weg staan.

Volgens Chris is het daarom belangrijk om integratie niet langer als een sluitstuk van afzonderlijke IT-projecten te beschouwen. Door verbindingen tussen systemen vanuit één samenhangende aanpak te organiseren, ontstaat een fundament waarop de organisatie verder kan bouwen. Conclusion Connect helpt om die stap te zetten door bestaande integraties waar mogelijk gecontroleerd onder centrale regie te brengen en nieuwe koppelingen direct volgens vaste standaarden te realiseren.