AI maakt finance schaalbaar en toekomstbestendig

Conclusion Finance

Conclusion Finance verzorgt de financiële dienstverlening voor een groot deel van het Conclusion-ecosysteem en ondersteunt tientallen bedrijven op het gebied van crediteurenbeheer, projectadministratie, financial control en rapportages. Vanuit één centrale organisatie zorgt het team voor een betrouwbare en efficiënte financiële dienstverlening aan de aangesloten bedrijven.

De ambitie reikt verder dan alleen het verwerken van financiële transacties. Conclusion Finance wil de financiële functie ontwikkelen van een uitvoerende administratie naar een organisatie die actief bijdraagt aan sturing, inzicht en groei.

Business Issue

Meer facturen, dezelfde capaciteit
Elke maand verwerkt Conclusion Finance meer dan 2.000 leveranciersfacturen voor 23 verschillende bedrijven binnen het Conclusion-ecosysteem. Facturen komen binnen via meerdere gedeelde mailboxen en doorlopen vervolgens verschillende controles voordat verwerking in ScanSys en AFAS kan starten.

Een groot deel van dit proces verliep handmatig. Medewerkers controleerden e-mails, beoordeelden documenten, verrijkten gegevens en zorgden ervoor dat facturen in de juiste workflow terechtkwamen. Dit werk kostte veel tijd, bood beperkte toegevoegde waarde en maakte het lastig om verder op te schalen. Tegelijkertijd neemt de druk op financiële afdelingen toe door de krapte op de arbeidsmarkt en de groeiende vraag naar stuurinformatie.

Waarom starten met Purchase-to-Pay?
Binnen de financiële keten zijn veel processen geschikt voor automatisering. Toch koos Conclusion Finance bewust voor het Purchase-to-Pay-proces als eerste toepassing van AI.
Dat was geen toevallige keuze. Purchase-to-Pay kent hoge volumes, veel repeterende werkzaamheden en relatief beperkte risico’s wanneer er tijdens de implementatie iets misgaat. Bovendien bestaan er voldoende terugvalscenario’s om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Daarmee vormde dit proces de ideale omgeving om ervaring op te doen met AI en tegelijkertijd een stevig fundament te leggen voor verdere automatisering.

Daarnaast paste deze stap naadloos binnen een bredere verandering die al langer binnen Conclusion Finance was ingezet. De organisatie wilde bewegen van data-entry naar datamanagement en van projectadministratie naar projectcontrol. AI moest medewerkers niet vervangen, maar juist ondersteunen bij die ontwikkeling.

Aanpak en oplossing

Een AI-agent voor Purcase-to-pay
Conclusion Intelligence ontwikkelde een AI-gedreven intakeproces voor inkomende facturen. De oplossing haalt automatisch e-mails op, herkent facturen en overige berichten, valideert documenten en verrijkt gegevens voordat deze worden doorgezet naar de bestaande ScanSys- en AFAS-omgeving. Daarbij wordt gestructureerde informatie opgeslagen in Azure, zodat het proces volledig controleerbaar en schaalbaar blijft.

Een belangrijk uitgangspunt was dat het bestaande financiële landschap niet vervangen hoefde te worden. In plaats daarvan werd juist de grootste operationele bottleneck aangepakt: de handmatige verwerking aan de voorkant van het proces. Hierdoor kon de oplossing snel worden geïmplementeerd en direct waarde leveren. 

Eerst het fundament
Minstens zo belangrijk was het fundament onder de oplossing. Security, privacy, governance, functiescheiding en auditability werden vanaf het begin meegenomen. Daardoor ontstond niet alleen een werkende AI-oplossing, maar ook een platform waarop toekomstige AI-toepassingen kunnen voortbouwen.

Medewerkers centraal in de verandering
Technologie vormde slechts een deel van de oplossing. Al ruim voordat de eerste AI-agent live ging, startte Conclusion Finance met het voorbereiden van medewerkers op een nieuwe manier van werken. Collega’s kregen trainingen, begeleiding en inzicht in de toekomstige ontwikkeling van hun functie.

Daardoor ontstond draagvlak voor de verandering. Medewerkers zagen AI niet als een bedreiging, maar als een hulpmiddel dat repetitief werk overneemt en ruimte creëert voor werkzaamheden met meer toegevoegde waarde. Denk aan leveranciersanalyses, procesverbeteringen, cashflowoptimalisatie en ondersteuning van businesscontrollers.

Baten

Meer ruimte voor toegevoegde waarde

Binnen Finance blijft 100 procent betrouwbaarheid het streven. Dat de AI-oplossing vanaf de start al een classificatie-accuratesse van 97 procent behaalt, onderstreept hoe sterk de basis is. Hiermee automatiseert Conclusion Finance ongeveer 20 procent van de werkzaamheden. Hierdoor besteden medewerkers minder tijd aan administratieve handelingen en meer tijd aan activiteiten die direct bijdragen aan de kwaliteit van de dienstverlening.

Schaalbaar voor verdere groei
Daarnaast beschikt Conclusion nu over een schaalbaar AI-fundament waarmee toekomstige groei mogelijk wordt zonder een evenredige uitbreiding van capaciteit. Conclusion Finance kan hierdoor meer bedrijven binnen het ecosysteem ondersteunen met dezelfde bezetting.

Ook ontstaan nieuwe inzichten. Door financiële data centraal beschikbaar te maken, krijgt de organisatie beter zicht op leveranciers, betaalstromen, contracten en procesprestaties. Dat helpt bedrijven binnen het ecosysteem om beter onderbouwde keuzes te maken.

Het fundament voor een AI-gedreven financefunctie
Met de succesvolle implementatie van Purchase-to-Pay is de volgende stap al in gang gezet. Conclusion Finance werkt momenteel aan de verdere automatisering van het Order-to-Cash-proces. Daarbij ligt de focus op onder meer contractverwerking, projectaanmaak en facturatie.

Deze vervolgstap heeft een nog grotere impact op de business. Waar Purchase-to-Pay vooral zorgt voor efficiëntere verwerking van inkomende facturen, draagt Order-to-Cash direct bij aan een sneller en slimmer facturatieproces en een betere cashflow. Dankzij het AI-fundament dat nu staat, kan Conclusion Finance deze volgende stap versneld realiseren en verder bouwen aan een toekomstbestendige finance functie.