Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de Nederlandse rijkswegen, vaarwegen en wateren. Daarnaast zorgt de organisatie voor een veilige doorstroming van verkeer en water en beschermt zij Nederland tegen overstromingen. Dit doet zij door tijdig zowel bouw-, als renovatiewerkzaamheden uit te voeren.
Zo werkt Rijkswaterstaat aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Betrouwbare gegevens zijn nodig voor het veilig onderhouden en beheren hiervan. De verantwoordelijkheid voor het ontsluiten van deze informatie is één van de taken die door afdeling Beheer Areaaldata wordt uitgevoerd.
Business Issue
Nieuwe dossiers
Zowel bij nieuwe projecten als onderhouds- en renovatieprojecten levert iedere aannemer een Elektronisch Onderhoudsdossier (EOD) aan. Dit EOD bevat alle technische documenten die bij het project horen. Denk aan rapporten, beschrijvingen, naslagwerken en technische tekeningen. Afhankelijk van de grootte van het project kan een dossier tientallen tot zelfs duizenden documenten bevatten.
Een volledige handmatige controle is daardoor een tijdsintensieve klus. Gezien de onophoudelijke toestroom van nieuwe dossiers is het belangrijk een manier te vinden om de hoeveelheid terug te dringen, zonder dat de zorgvuldigheid van de beoordeling hiermee onder druk staat. Het team dat de controles handmatig uitvoert, hoe zorgvuldig ook, kan onmogelijk het tempo van de instroom bijbenen.
Zolang het proces ongewijzigd blijft, groeit de stapel sneller dan hij wordt afgebouwd. Het proces zelf is daarom aan vernieuwing toe.
Meer dan alleen een handtekening
Dat heeft ook gevolgen voor de doorlooptijd van het project. Een onderhouds- of renovatieklus blijft formeel nog in behandeling, terwijl het werk aan de weg of vaarweg allang klaar is. De afdeling vormt namelijk een belangrijke schakel in het opleverproces.
Pas na goedkeuring van het dossier ontvangt de aannemer een prestatieverklaring en kan deze een factuur indienen. Een dossier dat blijft liggen, is voor de aannemer een factuur die blijft liggen. Op de langere termijn vormt dat een onnodig risico, want aannemers die structureel op hun geld moeten wachten, plannen hun capaciteit elders in.
Aanpak
Eerst het proces, dan pas de techniek
Het traject start met een pilot. Samen met Rijkswaterstaat wordt het bestaande controleproces stap voor stap uitgeschreven. Welke checks voert een medewerker uit, in welke volgorde, en op basis van welke impliciete kennis? Die checks - vaak jarenlang opgebouwde ervaring van individuele beoordelaars - worden vertaald naar expliciete business rules.
Dit zijn regels die een systeem kan toepassen, controleren en bijstellen. Op basis van de procesanalyse wordt Smart Document Processing ingezet op de checks die zich lenen voor automatisering. Een technologie die op zichzelf al bewezen is, maar waarvan de pilot bij Rijkswaterstaat moet aantonen dat ze ook in deze context, met deze documenten, deze regels en dit team, waarde oplevert.
De beoordelaar beslist
De software controleert onder meer het tekenhoofd van technische tekeningen (het vaste informatieblok met projectgegevens) en de naamconventies van aangeleverde documenten. Ook beoordeelt ze of gegevens geschikt zijn voor verwerking in de systemen van Rijkswaterstaat. Afwijkingen komen onmiddellijk in beeld, zodat medewerkers hun tijd besteden aan de documenten die extra aandacht vereisen.
De resultaten uit deze fase vormen de basis voor het verdere verloop. Echte businesswaarde ontstaat immers pas als de medewerkers het systeem actief omarmen. Door met een bewezen methode het model nauwkeurig te trainen, de kwaliteit van de output continu te bewaken en in te zetten op adoptie, houdt de oplossing ook na de pilot stand binnen Rijkswaterstaat.
Resultaat
De basis staat
Waar een controle voorheen dagen kost, is dat nu een kwestie van seconden. Uit de pilot blijkt dat 90 procent daarvan geschikt is voor automatische verwerking. De resterende 10 procent wijkt af van de vereiste structuur - een ontbrekend tekenhoofd, bijvoorbeeld - en gaat terug voor een menselijke check of terugkoppeling naar de aannemer.
Daarnaast verbetert de metadatering van documenten, waardoor ze ook voor de rest van de organisatie beter vindbaar worden. Rijkswaterstaat staat aan de vooravond van verdere implementatie. De volgende stap is dan ook de daadwerkelijke overgang naar productie. Waar de pilot draait op de dossiers van één regio, is het de bedoeling dat de oplossing wordt opgeschaald naar alle zeven regionale Areaaldata-teams.
Van pilot naar productie
Door de reeds gelegde basis van de gestructureerde procesanalyse en de herbruikbare business rules, kunnen de specifieke documentstromen en kennis van de overige teams snel worden toegevoegd. Tegelijkertijd biedt de productiefase de ruimte om de functionaliteiten van Smart Document Processing verder uit te breiden.
Hierdoor realiseert Rijkswaterstaat kortere doorlooptijden, snellere afhandeling van dossiers en een verlichting van de werkdruk voor medewerkers.
