Papierloos verladen: Royal Avebe digitaliseert het verlaadproces

Aardappelzetmeel dat in zakken op pallets wordt geladen, vrachtwagens die aan de juiste docks staan en chauffeurs uit heel Europa die zich aanmelden. Het verlaadproces bij Royal Avebe is een logistiek samenspel waarbij alles op het juiste moment op de juiste plek moet zijn. Jarenlang werd dit gecoördineerd vanuit SAP, met geprinte opdrachten voor de heftruck chauffeurs. Dat werkte, maar het gaf weinig overzicht, was foutgevoelig en bood geen real-time inzicht. Samen met Conclusion Low Code Company zette Avebe de stap naar een volledig gedigitaliseerd verlaadproces. 

Het idee van papierloos verladen lag al bij Avebe op de plank, maar er was nog geen capaciteit om het te realiseren. Totdat Avebe en Conclusion Low Code Company samen het klantportaal bouwden. Het klantportaal werd sneller opgeleverd dan gepland. De vrijgekomen tijd in dit project én het opgebouwde vertrouwen boden de ideale omstandigheden om samen project papierloos verladen op te pakken.

Eerst begrijpen, dan bouwen

Digitaliseren gaat niet alleen over techniek. Het begint met het doorgronden van een proces. Erik Dijck is Manager Digital Business & Innovations / Enterprise Information Architect bij Avebe, samen met hem en andere interne betrokkenen bracht het projectteam stap voor stap in kaart wat erin precies gebeurt in de opslaghal: wie heeft welke informatie nodig, wanneer, en in welke vorm?

Ward Leenders, Mendix developer bij Conclusion Low Code Company, was de primaire ontwikkelaar op het project. “Het laadproces vroeg in de praktijk om meer nuance dan aanvankelijk verwacht. Tijdens het testen ontdekten we verschillende uitzonderingssituaties die pas zichtbaar werden in realistische gebruiksscenario’s. Door nauw samen te werken met eindgebruikers hebben we het proces verder aangescherpt en iteratief verbeterd. Dat extra inzicht heeft geleid tot een applicatie die beter aansluit op de dagelijkse praktijk.”

Drie gebruikersgroepen, één samenhangend systeem

De applicatie is ontworpen voor drie verschillende gebruikersgroepen, elk met hun eigen manier van werken en eigen informatiebehoefte.

Het dashboard in de opslaghal: Geeft heftruckchauffeurs altijd actueel inzicht. Wat moet waarheen, in welke volgorde en welke pallet gaat op welke vrachtwagen. Geen papieren lijstjes meer, maar de juiste informatie op het juiste moment.

De kantoorapplicatie: Biedt het administratieve team meer rechten en mogelijkheden ten opzichte van het dashboard. Zij kunnen aansturen, taken overnemen of overslaan als er iets misgaat. Essentieel in een omgeving waar de planning soms snel moet schakelen.

De aanmeldkiosk: Een touchscreen-zuil, volledig in Mendix ontwikkeld, is het eerste contactpunt voor vrachtwagenchauffeurs. Zij melden zich aan, geven hun gegevens door, zien via welk dock ze kunnen laden en tekenen bij afronding digitaal de benodigde documenten af. Die worden ter plekke geprint. De zuil ondersteunt meerdere talen, wat cruciaal is voor de internationale chauffeurs die dagelijks bij Avebe aankomen.

Het resultaat is een systeem waarbij alle betrokkenen, van de heftruckchauffeur tot de kantoormedewerker, op elk moment weten wat de status is. De doorstroom verloopt soepeler en de administratieve last is aanzienlijk afgenomen. Het deels papieren proces gebeurt nu real-time, is verbonden met alle nodige technieken en zichtbaar voor alle betrokkenen.

De volgende stap

Dit is de eerste versie van de applicatie, gericht op één locatie. De plannen om het systeem uit te rollen naar meerdere Avebe-locaties liggen klaar. De basis die nu is gebouwd, is daar geschikt voor.

Wat dit project opnieuw laat zien: digitaliseren is meer dan een app bouwen. Het vraagt om een grondige procesanalyse, nauwe samenwerking met de mensen die er dagelijks mee werken en de bereidheid om het ontwerp tussentijds bij te stellen als de werkelijkheid complexer blijkt dan verwacht. Exact dat is waar Conclusion Low Code Company goed mee kan helpen. We schakelen snel, helpen processen juist in kaart te brengen en onze multidisciplinaire developers weten echt waarde toe te voegen.