Accounts blokkeren

Wanneer een medewerker uit dienst treedt, wordt het AFAS‑account niet vanzelf geblokkeerd. Bij kleine organisaties is dit nog handmatig te regelen, maar zodra het om honderden medewerkers gaat, wordt dit al snel complex en vormt het een reëel beveiligingsrisico.

De automatisering bewaakt daarom continu de status van medewerkers. Zodra iemand uit dienst is, wordt het account automatisch vijf dagen later gedeactiveerd. Die termijn is bewust gekozen, zodat oud‑medewerkers nog even toegang hebben tot bijvoorbeeld hun loonstroken of persoonlijke gegevens. Na die periode wordt de toegang definitief afgesloten. Een eenvoudige maatregel, maar essentieel voor een goede beveiliging van data.

Synchroniseren e-mailadres

In AFAS worden gebruikers en medewerkers als twee afzonderlijke entiteiten vastgelegd. Gebruikers zijn degenen die inloggen in AFAS, terwijl medewerkers de personen zijn die bij de organisatie in dienst zijn. Medewerkers en gebruikers hebben verschillende e-mailadressen, terwijl ze negen van de tien keer gewoon dezelfde persoon zijn. Dat maakt het proces onnodig complex voor zowel de medewerker als de organisatie. Zeker bij grotere organisaties kan dit snel leiden tot dubbele of foutieve gegevens.

De automatisering controleert dit elke dag en past het e‑mailadres van de gebruiker automatisch aan wanneer dit afwijkt. Zo wordt voorkomen dat berichten naar verkeerde adressen worden gestuurd en blijven de gegevens binnen de organisatie consistent en betrouwbaar.

Verwijderen loonbeslag

Als het loonbeslag is afgerond, dient dit verwijderd te worden uit het personeelsdossier. Deze slimme automatisering zorgt ervoor dat je dit niet kunt vergeten.

Elk verlofuurtje in het juiste potje

Een klant diende verlof in via een externe tool. Die verlofcorrecties kwamen als loonmutaties AFAS in, maar ‘verlof’ en ‘loon’ zijn in AFAS compleet andere modules. Verlof vereiste daarom altijd handmatige correcties.

De automatisering haalt de totale verlofuren op en voert ze in AFAS in. En niet zomaar: het verdeelt de uren over de juiste potjes (wettelijk, bovenwettelijk, tijd-voor-tijd) op basis van prioriteit en beschikbaar saldo per medewerker. De automatisering loopt dat potje voor potje na, tot elk uur op de juiste plek staat.

ZZP-kosten direct gereserveerd

Zzp’ers dienen hun facturen niet altijd direct in; soms laat dit maanden op zich wachten. In de tussentijd zijn de gewerkte uren al geboekt, maar ontbreken de bijbehorende kosten nog in de administratie. Hierdoor kan er een onjuist beeld ontstaan in de boekhouding en kan de uiteindelijke factuur later voor een financiële verrassing zorgen.

Onze automatisering ondervangt dit door bij het boeken van uren meteen de verwachte kosten te reserveren in de boekhouding. Zodra de inkoopfactuur binnenkomt, wordt deze automatisch verrekend. Zo blijft het financiële overzicht altijd actueel en correct, zelfs als de zzp’er pas maanden later factureert.

Intercompany boekingen zonder Excel-acrobatiek

Organisaties met meerdere BV’s moeten regelmatig kosten doorbelasten van de ene entiteit naar de andere. Bij veel bedrijven gebeurt dit nog via externe oplossingen vol Excel‑macro’s. Dat maakt het proces omslachtig en foutgevoelig, en bovendien kwetsbaar omdat belangrijke data zich buiten AFAS bevindt.

De oplossing via het CAS integratieplatform werkt als volgt: de controller levert een gestandaardiseerd Excelbestand aan via een AFAS‑workflow. Het integratieplatform verwerkt vervolgens automatisch de boekingen, past het bestand aan en stuurt het terug. Daarbij wordt ook aangegeven welke boekingen eventueel niet correct zijn verwerkt. Op deze manier blijft het gehele proces binnen AFAS en wordt de kans op fouten sterk verkleind.

De juiste factuur bij de juiste BV

Organisaties met meerdere BV’s krijgen vaak ook te maken met een ander vraagstuk. Bij intercompany‑projecten, waarbij medewerkers worden ingezet vanuit een zustermaatschappij, moeten losse factuurregels automatisch worden omgezet naar een factuur binnen de juiste BV. Dat proces verloopt niet vanzelf.

Het CAS integratieplatform verzamelt de openstaande factuurregels en zet deze om naar de correcte factuur. Dit kan op twee manieren: volledig automatisch met een dagelijkse verwerking, of handmatig via een knop. De automatische variant zorgt ervoor dat alles structureel blijft doorlopen, terwijl de handmatige optie handig is wanneer een wijziging direct verwerkt moet worden en niet kan wachten tot de automatische run.

Declaraties doorbelasten

Als een medewerker een declaratie indient op een project, zoals een zakelijk etentje of hotelovernachting, legt AFAS de kostprijs vast. De verkoopprijs wordt niet standaard gevuld met als gevolg dat er of € 0,- komt te staan of dat het bedrag handmatig moet worden ingevuld. Deze automatisering kopieert de kostprijs naar de verkoopprijs, zodat die één op één wordt doorbelast naar de klant.

De zzp'er doet het werk, het systeem stuurt de factuur

Voor organisaties die veel met zzp'ers werken, zijn onboarding, uren en facturatie drie losstaande processen die handmatig aan elkaar geknoopt moeten worden. Met deze automatisering is dat verleden tijd.

Het werkt in drie stappen. Bij onboarding wordt de zzp'er automatisch als leverancier in het systeem gezet en gekoppeld aan zijn profiel als medewerker. De geregistreerde uren worden automatisch omgezet naar een inkoopfactuur namens de zzp’er. En de facturen worden automatisch voorzien van het juiste projectnummer, zodat de kosten altijd op de juiste plek terechtkomen. Elke stap bouwt voort op de vorige.

Het mooie aan deze automatisering is dat het veel gebruikmaakt van  de AFAS standaard. Alleen het bouwen van de bruggen is werk van het CAS integratieplatform. 

Ook advocaten krijgen hun geld terug

In de juridische sector schieten advocaten regelmatig kosten voor namens hun cliënten, zoals deurwaarderskosten of griffierechten. Die verschotten horen op de factuur te staan, maar AFAS verwerkt dat niet automatisch. Zonder handmatige ingreep verdwijnen die kosten gewoon.

De automatisering haalt alle relevante kosten op een project op, berekent daarover een instelbaar percentage en voegt dat als aparte regel toe aan de factuur. Het percentage is per project vrij in te stellen, zodat het altijd past bij de afspraken met de cliënt. Een niche-toepassing, maar voor de advocatenpraktijken onder ons is het onderhand onmisbaar.

Screeningen

Is er een screening nodig om aan het werk te kunnen? Wij koppelen met instellingen als Justid om ook dit proces te automatiseren in AFAS.

Periodieke verhoging

Wil je een andere periodiek toekennen dan de AFAS standaard? Bijvoorbeeld op de indienstverjaardag? Hiervoor is een standaard automatisering gebouwd middels het CAS integratieplatform.