10 jaar, 10 verhalen 

1. Uitgestroomd en automatisch uitgelogd

Als een medewerker uit dienst gaat, wordt het account niet automatisch geblokkeerd in AFAS en kun je als voormalig medewerker nog gewoon inloggen met alle rechten die je had. Bij kleine organisaties is dit handmatig te doen, maar bij honderden medewerkers wordt dit al snel een serieuze uitdaging en een veiligheidsrisico.

De automatisering houdt de status van medewerkers in de gaten. Zodra iemand uit dienst is, wordt de bijbehorende gebruiker vijf dagen later automatisch geblokkeerd. Die vijf dagen zijn bewust: ex-medewerkers hebben dan nog tijd om hun laatste gegevens of loonstroken op te halen. Daarna gaat het account dicht. 

2. Eén persoon, één e-mailadres

In AFAS zijn gebruikers en medewerkers twee aparte onderdelen. Gebruikers zijn de mensen die inloggen in AFAS en medewerkers zijn de mensen die in dienst zijn bij de organisatie. Het kan voorkomen dat er bij de medewerker een ander mailadres is ingevuld dan bij de gebruiker, terwijl ze gewoon dezelfde persoon zijn. Dat is onnodig ingewikkeld voor zowel de persoon als de organisatie. Hoe groter de organisatie, hoe sneller dat leidt tot een wirwar van onjuiste of dubbele gegevens.

De automatisering controleert dit dagelijks en corrigeert het e-mailadres van de gebruiker als het afwijkt. Zo worden berichten naar verkeerde adressen voorkomen en blijven gegevens door de hele organisatie heen kloppen.

3. Zzp-kosten direct gereserveerd

Zzp'ers sturen niet altijd snel een factuur, soms duurt het wel maanden. Intussen staan de uren wel geboekt, maar de bijbehorende kosten niet. Het resultaat is een boekhouding die rooskleuriger oogt dan ze is, en een financiële verrassing als die factuur er dan wél aankomt.

Romy legt uit: “Zodra er uren worden geboekt op een project, reserveert onze automatisering direct de bijbehorende kosten in de boekhouding. Wanneer de inkoopfactuur vervolgens binnenkomt, wordt die automatisch afgeboekt. Het financieel overzicht klopt altijd, ook als de zzp'er pas drie maanden later zijn eigen administratie bijwerkt.”

4. Intercompany boekingen zonder Excel-acrobatiek

Organisaties die bestaan uit meerdere BV’s moeten kosten regelmatig van de ene entiteit naar de andere sturen. Bij nog veel organisaties loopt dit via een externe applicatie vol Excel-macro's. Dat is dus erg foutgevoelig, omslachtig en kwetsbaar omdat data buiten AFAS leeft.

De oplossing die Conclusion AFAS Solutions hiervoor bouwde: een controller stuurt een gestandaardiseerd Excel-bestand de AFAS-workflow in. Het integratieplatform pakt dat op, verwerkt de boekingen, past het bestand aan en stuurt het terug. Inclusief terugkoppeling over welke boekingen misschien niet zijn geslaagd. Zo blijft alles binnen AFAS.

5. De juiste factuur bij de juiste BV

Organisaties met meerdere BV's maken soms met hun opdrachtgevers de afspraak dat één BV namens de rest factureert, ook als meerdere BV's aan de opdracht hebben gewerkt. Voor de opdrachtgever scheelt dat enorm: één factuur om te verwerken, één crediteur, één betaling. Voor de opdrachtnemer betekent het juist veel handmatige handelingen in AFAS.

Conclusion AFAS Solutions heeft dit proces volledig geautomatiseerd. Per project kan worden ingesteld of er direct aan de opdrachtgever wordt gefactureerd, of dat de factuur via een zogenaamde ‘Via BV’ loopt – de BV die namens de andere BV's factureert. Zowel de kosten als de opbrengsten worden automatisch op de juiste manier verwerkt. Romy: “We bieden dit in twee varianten: eentje die dagelijks automatisch draait, en eentje die je handmatig activeert via een knop. Die eerste is fijn om altijd aan te hebben staan, maar de knopvariant is ideaal als je tussendoor een aanpassing doet die niet tot de volgende automatische run kan wachten.”

6. Elk verlofuurtje in het juiste potje

Een klant diende verlof in via een externe tool. Die verlofcorrecties kwamen als loonmutaties AFAS binnen, maar ‘verlof’ en ‘loon’ zijn in AFAS compleet andere modules. Verlof vereiste daarom altijd handmatige correcties.

De automatisering haalt de totale verlofuren op en voert ze in AFAS in. En niet zomaar: het verdeelt de uren over de juiste potjes (wettelijk, bovenwettelijk, tijd-voor-tijd) op basis van prioriteit en beschikbaar saldo per medewerker. Romy: “De automatisering loopt dat potje voor potje na, tot elk uur op de juiste plek staat.”

7. Van betaald voor de klant naar betaald door de klant

Als een medewerker een declaratie indient op een project, zoals een zakelijk etentje, reiskosten of bloemen voor een klant, legt AFAS de kostprijs vast. Maar de verkoopprijs wordt niet automatisch ingevuld. Gevolg: handmatig invullen per post, of de klant mist kosten op zijn factuur. De automatisering kopieert de kostprijs naar de verkoopprijs, zodat die één op één wordt doorbelast naar de klant.  

8. De zzp'er doet het werk, het systeem stuurt de factuur

Voor organisaties die veel met zzp'ers werken, zijn onboarding, uren en facturatie drie losstaande processen die handmatig aan elkaar geknoopt moeten worden. Met deze automatisering is dat verleden tijd.

Het werkt in drie stappen. Stap één: op basis van de informatie die tijdens de onboarding wordt aangeleverd, wordt automatisch een inkooprelatie aangemaakt. Deze wordt gekoppeld aan de zzp’er als persoon in AFAS. Stap twee: geregistreerde nacalculatie wordt omgezet in ontvangstregels, waar AFAS dan weer automatisch inkoopfacturen van maakt. Hierbij wordt per zzp’er en per project een ontvangst aangemaakt. Stap drie: zodra AFAS de inkoopfactuurregels heeft aangemaakt, haalt onze automatisering deze op en verrijkt ze met het juiste projectnummer. Elke stap bouwt voort op de vorige.

Romy: “Het mooie aan deze automatisering is dat het veel gebruikmaakt van wat AFAS al wel zelf standaard aanbiedt. Wij hebben alleen de bruggen gebouwd die het zelf niet kan. Daardoor werkt het heel erg goed.”

9. Marge erbij, zonder rekenwerk

Bij sommige projecten wil je een opslag of marge op de factuur kunnen berekenen over een specifieke set kosten of uren. Denk aan voorgeschoten kosten die je wilt doorbelasten, of aan een procentuele opslag bovenop bepaalde nacalculatieregels. De AFAS-standaard biedt hier geen oplossing voor, waardoor het al snel handmatig invul- en rekenwerk wordt. Met als risico dat kosten of marge onopgemerkt verdwijnen.

“Daarom ontwikkelden wij voor een klant een aparte manier om de marge binnen een project op te hogen,” vertelt Romy. De automatisering haalt alle relevante nacalculatieregels op – dus alle regels die aan vooraf bepaalde voorwaarden voldoen – berekent daarover een instelbaar percentage en voegt dat als aparte regel toe aan de factuur. Het percentage is per project vrij in te stellen, zodat het altijd past bij de afspraken met de klant.

10. Automatiseringen die zichzelf bewaken

Als laatste is onze belangrijkste automatisering degene die ervoor zorgt dat al het andere blijft draaien. Automatiseringen gaan namelijk zelf ook wel eens fout. Soms valt er een netwerkverbinding weg, verdwijnt er data of reageert het systeem te traag in piekuren. En dat merk je pas als het te laat is.

Ook daar is een oplossing voor. Als een scenario vastloopt, probeert het platform het drie keer zelf op te lossen. Het probleem is dan opgelost voordat iemand het überhaupt heeft opgemerkt. Lukt het niet, dan wordt automatisch een ticket aangemaakt, inclusief de foutmelding en alle informatie die collega’s bij Conclusion AFAS Solutions nodig hebben om het direct op te pakken. Romy: “Vaak zijn we er dan al mee bezig voordat de klant überhaupt heeft aangeklopt.”