gooit de digitale trossen los Havenbedrijf Rotterdam

“Voor onze leveranciers is de tijd van ‘u vraagt,  
wij draaien’ echt voorbij”, zegt Gijs Huizinga,  
Manager Business Platforms & Applications.

Met bijna 1.400 medewerkers richt Havenbedrijf Rotterdam zich op het beheer en de ontwikkeling van het havengebied en een veilige scheepvaart. De organisatie wil duurzame groei realiseren, samen met partners. Dit geldt ook voor het bedrijfsonderdeel Digital & IT.  

 
“We zijn allang niet meer alleen een regie-organisatie”, vertelt Gijs Huizinga, manager business platforms & applications. “En intern willen we kneitergoede werkprocessen. Dat doen we onder de vlag van ons bedrijfsbrede ‘DOE-programma’, wat staat voor ‘Digital Operational Excellence’. Dat houdt een strategische verandering in. We willen werken met partners die ons mee op weg nemen en samen mooie dingen realiseren, want we kunnen en willen zeker niet alles zelf doen.” 

Voor de bedrijfsprocessen vertrouwde het Havenbedrijf jarenlang op SAP R/3 als Enterprise Resource Planning-systeem, ofwel ERP. “Maar in 2023 was dit pakket echt aan vervanging toe”, vertelt Gijs. “In de loop der jaren waren er veel maatwerkoplossingen in geslopen. We wilden terug naar standaard én de procesvisie mogelijk maken. Want onze bedrijfsvoeringsprocessen, zoals inkoop, HR en financiën, verschillen niet wezenlijk van andere organisaties. Standaardisatie maakt onze IT flexibeler en eenvoudiger te beheren.” En dat maakt ons wendbaarder voor veranderingen, zoals de energie- en grondstoffentransitie.”

Voor de migratie naar SAP S/4HANA, het nieuwe SAP-ERP, zochten Gijs en zijn collega’s naar een partner. “Zo’n migratie is een spannende safari met verrassende dieren op de weg”, legt Gijs uit. “Wat het extra complex maakte, is dat we tegelijk wilden migreren naar een cloudomgeving. We hadden dus een organisatorische wens en parallel hieraan wilden we een saneringsslag én een rationalisatieslag doorvoeren. Mét een continuïteits-eis, want onze operatie gaat altijd door. En bij dit alles wilden we op een andere manier samenwerken. Dit hebben we samengevat in een aanbesteding en uiteindelijk heeft Conclusion de klus voor ons geklaard.”  

De migratie duurde in totaal anderhalf jaar. “Zo’n project is gewoon ‘groots en meeslepend’. Omdat de bedrijfsvoering ervan afhankelijk is, moet het goed getest zijn”, vertelt Gijs. “We hebben ongeveer tachtig koppelingen met andere systemen gemigreerd en circa 1.200 testscenario’s vier keer uitgevoerd met ongeveer 200 testers. Elke keer vroegen we ons samen met de gebruikers af: ‘Gaat het goed? Kunnen we ons werk blijven doen zoals we het altijd deden?’”  

“We zitten nu in een fase waarin we steeds meer de vruchten plukken van het nieuwe platform. Denk aan procesautomatisering, realtime rapportage en een veel hogere wendbaarheid. Tot nu toe lag de focus op finance, inkoop en HR. Nu volgen de klantprocessen en het assetmanagement. Bij dat laatste gaat het om havenspecifieke zaken, vooral de onderhoudsplanning van havenbekkens, kademuren, wegen, bruggen, sluizen, radarposten en de vereiste diepgang van vaargeulen. Want er moet van tijd tot tijd ook gebaggerd worden om de haven bevaarbaar te houden.”  

Gijs benadrukt dat een technische oplevering slechts het begin is. “Je moet blijven verbeteren. Niet iets neerzetten en dan achteroverleunen. Dus blijven we innoveren en kijken waar het beter kan. Bijvoorbeeld met AI-toepassingen in de financiële keten. En we zoeken de synergie met een ander initiatief dat gestart is voor het beheer, de doorontwikkeling en optimalisatie van de websites en webapplicaties van het Havenbedrijf. Zoals de klantportalen waar duizenden schippers en bedrijven dagelijks gebruik van maken. Ook dit gaat in samenwerking met Conclusion.” 

Een belangrijke uitdaging van het Havenbedrijf is meer datagedreven werken, voor sturing, analyse en innovatie. Dit valt maar deels binnen Gijs’ scope, en hij is er niet minder enthousiast over. Gijs: “Als je bijvoorbeeld weet hoe snel een containerschip onder verschillende omstandigheden vaart, dan kun je precies bepalen hoe laat het klaar is om aan te meren. Denk aan getijden, windkracht, de gevolgen voor CO2-uitstoot en het actuele zoutgehalte van het water. Want zeewater vermengt zich met zoetwater en bij een hoger zoutgehalte ligt een schip hoger en vaart het anders. Door deze data samen te brengen, kunnen onze klanten hun kademuren intensiever benutten en hun capaciteit verhogen.”  

“We selecteren marktpartijen die snappen dat het bij ons niet om techniek draait, maar om impact. Die onze uitdagingen kennen. Het is niet zo dat Conclusion nu onze hofleverancier is, al werken we op drie vlakken samen: SAP, platforms en applicaties en data en AI. Voor elk project of dienstverlening selecteren we de beste partner. Maar natuurlijk is een samenwerking met drie Conclusion-bedrijven op drie behoorlijk verschillende vlakken best different.”