Bijna elke organisatie waar we mee in gesprek gaan, heeft de afgelopen jaren stappen gezet in Digital HR. Nieuwe systemen zijn geïmplementeerd, processen zijn gedigitaliseerd en er is geïnvesteerd in data en self-service.

Maar wie verder kijkt dan de systemen en processen op papier, ziet al snel een ander beeld. In de praktijk blijkt Digital HR vaak weerbarstiger dan verwacht. Systemen sluiten niet volledig op elkaar aan, processen zijn wel digitaal maar niet eenvoudiger, en de ervaring voor medewerkers is wisselend. Digital HR is aanwezig, maar niet als één samenhangend geheel wat volledig geadopteerd is door alle HR-medewerkers. En juist dat laat zien waar organisaties daadwerkelijk staan in hun digitale HR-ontwikkeling.

Om de volwassenheid van Digital HR scherp te krijgen, gebruiken wij het Digital HR groeimodel. Niet alleen een theoretisch model, maar een manier om structuur te geven aan wat we in de praktijk terugzien. Het model kijkt naar vijf dimensies die samen bepalen hoe volwassen een HR-landschap is: de strategische richting van Digital HR, het eigenaarschap, de inrichting van processen, de mate van automatisering en integratie, en de manier waarop de employee journey is vormgegeven.

Wanneer we organisaties langs deze dimensies analyseren, ontstaat een opvallend consistent beeld. De meeste organisaties bevinden zich niet meer in de beginfase, de basis is er. Kernprocessen als instroom, doorstroom en uitstroom worden ondersteund door systemen. Er is data beschikbaar en er is nagedacht over verdere automatisering.

Maar tegelijkertijd zien we dat die ontwikkeling vaak stagneert voordat er echt samenhang ontstaat. De IT-strategie voor HR is bijvoorbeeld zelden volledig leidend in de keuzes die worden gemaakt. Eigenaarschap voor digitalisering ligt verspreid over HR, IT en de business, zonder dat er één duidelijke regie is. Processen zijn digitaal ingericht, maar nog sterk gebaseerd op hoe het systeem werkt in plaats van hoe een medewerker het ervaart. En hoewel er steeds meer aandacht is voor de employee journey, blijkt die in de praktijk vaak nog gefragmenteerd. Veel initiatieven ontstaan vanuit een concrete behoefte: een nieuw recruitmentsysteem, efficiëntere processen of meer inzicht in data. Echt worden deze initiatieven zelden vanuit één overkoepelende visie ontwikkeld.

Daardoor bevinden veel organisaties zich grofweg tussen niveau 2 en 3 van het groeimodel. De basis staat, maar de stap naar een volledig geïntegreerd HR-landschap is nog niet gezet. Op het eerste gezicht lijkt alles te functioneren: systemen zijn ingericht, processen lopen en rapportages zijn beschikbaar. Maar zodra je naar de onderlinge samenhang kijkt, worden de knelpunten zichtbaar. Data loopt niet consistent door tussen systemen, handmatige correcties blijven nodig en beschikbare inzichten worden beperkt gebruikt voor sturing. Opvallend genoeg zien we dat organisaties met de modernste HR-technologie niet automatisch digitaal volwassener zijn dan organisaties met oudere systemen.

Het gevolg is dat organisaties beginnen te twijfelen. Niet aan de investeringen die zijn gedaan, maar aan de impact ervan. Want hoewel er zichtbaar vooruitgang is geboekt, blijft de belofte van digitalisering, eenvoud, snelheid en betere besluitvorming, vaak achter bij de verwachting. Verbeteringen zijn doorgevoerd op afzonderlijke onderdelen, maar versterken elkaar onvoldoende. Daardoor ontstaat een verschil tussen wat is ingericht en wat in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk waarde oplevert.

Daar komt bij dat de menselijke kant vaak achterblijft. In veel organisaties zien we dat de inrichting van Digital HR wordt gedreven door mogelijkheden van systemen en procesoptimalisatie, terwijl verandermanagement en adoptie minder expliciet onderdeel zijn van de aanpak. Dat zie je terug in gedrag. Medewerkers wijken af van het bedoelde proces, zoeken eigen oplossingen of benutten systemen slechts gedeeltelijk. Niet omdat ze niet willen, maar omdat het voor hen niet vanzelfsprekend aansluit op hun dagelijkse praktijk. En daarmee ontstaat precies het tegenovergestelde van wat digitalisering beoogde: complexiteit.

Wat organisaties die wel doorgroeien naar een volgende fase onderscheidt is de focus op sturen op samenhang. Niet de hoeveelheid technologie is leidend maar de manier waarop de digitalisering als geheel wordt benaderd.

Dat begint met inzicht. De organisaties maken expliciet waar ze staan op de verschillende dimensies van Digital HR. Niet alleen op het gebied van systemen of processen, maar juist in de onderlinge relatie. Hoe verhouden strategie en uitvoering zich tot elkaar? Waar zit het eigenaarschap? Waar sluit het wel aan, en waar juist niet?

Dat inzicht legt bloot waar de échte knelpunten zitten. Niet alleen waar iets ontbreekt, maar ook waar bestaande onderdelen elkaar in de weg zitten of onvoldoende versterken. Tegelijkertijd zien we dat er ook organisaties zijn, met name in sectoren als de financiële dienstverlening, waar deze samenhang wel wordt gerealiseerd en digital HR daadwerkelijk als één geheel functioneert. En precies daar ontstaat de mogelijkheid om gerichte keuzes te maken. Niet per se door meer te doen, maar door te focussen op je sterkhouders en kritische verbeterpunten.

Voor veel organisaties ligt de grootste opgave nu niet in verdere digitalisering op zichzelf. Die is al in gang gezet. De uitdaging ligt in het volwassen maken van wat er al is.

In het verbinden van strategie, processen, systemen en gedrag tot één samenhangend geheel dat daadwerkelijk werkt in de praktijk. Niet alleen voor HR, maar juist voor medewerkers en leidinggevenden. Dat is het punt waarop Digital HR zijn belofte begint waar te maken.

Herken je dat er nog winst te behalen is, maar vind je het lastig om scherp te krijgen waar de grootste kansen liggen? Waar liggen de sterkhouders van jouw Digital HR landschap en waar zitten juist je kritische verbeterpunten? Zonder dat inzicht stapelen initiatieven zich vaak op, terwijl ze elkaar onvoldoende versterken.

De eerste stap is daarom eerst beter begrijpen waar je staat. Daarom hebben we de Digital HR scan ontwikkeld. In enkele minuten krijg je inzicht in je volwassenheid over de verschillende dimensies van het Digital HR Groeimodel en zie je waar jouw organisatie daadwerkelijk staat. En dit vormt een concreet startpunt voor de volgende stap.