In november 2025 ging bij Meander Medisch Centrum het nieuwe EPD live: HiX 6.3, met de standaard content van ChipSoft als uitgangspunt. Furore Conclusion was in de volle breedte bij dit traject betrokken in rollen als EPD consultant met proces- en applicatie-expertise op uiteenlopende domeinen, of project- of domeinleider. Enkele maanden na de livegang is het stof neergedaald. Een goed moment om terug te blikken met Michiel de Graaf, SEH-verpleegkundige en inmiddels Chief Nursing Information Officer (CNIO) bij Meander en met een aantal betrokken Furore-consultants.
De brug tussen zorg en IT
Michiel begon het traject als stafadviseur digitalisering voor de klinische afdelingen, een rol die bij Meander pas sinds 2022 bestaat. ‘De afstand tussen IT en de zorg was simpelweg te groot,’ vertelt hij. ‘Aanvragen duurden te lang en projecten bleven liggen, omdat we elkaars urgentie en processen niet goed begrepen. Als stafadviseur zit je daar precies tussenin: je komt uit de zorg, je kent de processen, en je zorgt dat de IT echt gaat werken voor de afdeling.’
Het is een rol die raakvlakken heeft met die van een EPD-consultant bij Furore: iemand die de zorgprocessen en de mogelijkheden en beperkingen van de software kent, en juist daardoor van grote waarde is tijdens een implementatie. Bij Meander draaiden veel zorgmedewerkers mee in de werkgroepen, waardoor er volop zorgkennis in het project zat; dan helpt het als iemand die kennis kan vertalen naar wat het systeem toelaat. Gaandeweg groeide ook het besef dat de overstap naar het nieuwe EPD er hoe dan ook zou komen. Michiel: ‘Op een gegeven moment dringt het door dat het hoe dan ook gaat gebeuren. Het is een trein die rijdt en die stopt niet. Dan kun je maar beter meedenken over de keuzes en bijsturen waar mogelijk dan op de rem gaan staan.’
Zo veel mogelijk standaard en je eigen processen laten passen
De standaard content van ChipSoft was het vertrekpunt van het hele traject: het ziekenhuis neemt de content af en richt zo veel mogelijk standaard in. Maar binnen die standaard zitten talloze inrichtingskeuzes, en daar begon het echte werk. ‘De uitdaging is om je eigen processen zo goed mogelijk bínnen die standaard te laten passen.’ legt implementatieconsultant Sascha Korzec uit.’
Dat valt niet te onderschatten, en zeker niet vooraf in te schatten. Sascha geeft een voorbeeld van de SEH. ‘In de oude, zelfgebouwde applicatie kon je een conceptorder voor het lab klaarzetten. In HiX is dat proces op een andere manier ingericht. Dat was iets waar ik de SEH echt in heb moeten meenemen, inmiddels werken ze er prima mee.’ Ook Michiel herkent het. ‘Eerlijk? Dat eindeloze uitzoeken en bijstellen was af en toe moeilijk. Maar er zit ook iets moois in: je bouwt eigenlijk een maatwerkoplossing bínnen de standaard. En hoeveel je je eigen processen daarvoor moet aanpassen, dat zie je vooraf gewoon niet aankomen.’
Eigen rollen bouwen in de standaard content
Die zoektocht kwam ook duidelijk naar voren bij de autorisatiewerkgroep. Floris Lamers was daar projectleider en begon eind 2024 met het in kaart brengen van de autorisatieprocessen en de knelpunten rondom de overstap naar standaard content.
Juist daar werd zichtbaar hoe unieke rollen en processen een vertaling naar de standaard content nodig hebben. ‘Standaard content gaat bijvoorbeeld uit van gescheiden rollen, terwijl bij Meander een poliklinisch medewerker in de praktijk veel van het werk van een functielaborant doet,’ legt Floris uit. ‘En neem de spoedobservatie-unit, de afdeling tussen de spoed en het beddenhuis: dat soort unieke rollen moet je in de standaard content aanmaken of bijschaven. Een groot deel van mijn werk was het inventariseren van die typisch Meanderse rollen en ze vervolgens vormgeven en bouwen binnen de standaard content van HiX.’
Daarnaast zette de werkgroep stevig autorisatiebeleid neer: een autorisatiecommissie en heldere documentatie, een autorisatiematrix, een toekenningsmatrix en een logboek van wijzigingen, zodat herleidbaar en verdedigbaar is hoe een medewerker aan zijn autorisaties komt, met de toekenning zelf via het IAM-project. ‘Steeds zoek je daarin het evenwicht tussen werkbaarheid op de afdeling en de privacy van de patiënt: genoeg kunnen doen en zien om je werk te doen, maar niet méér dan dat,’ aldus Floris.
Onderwerpen die tussen wal en schip vallen
Sommige multidisciplinaire onderwerpen zijn lastig te vangen, omdat ze op de grens van meerdere domeinen liggen; goed eigenaarschap beleggen is dan belangrijk. De acute zorgverwijzing (AZV), de digitale aanmelding van inkomende ambulancepatiënten, was zo’n geval: deels koppeling, deels SEH. ‘Ik zat formeel niet in de werkgroep SEH, maar heb het als stafadviseur toch opgepakt,’ vertelt Michiel. ‘Daardoor lag het vroeg op tafel, met alle partijen erbij.’ Het technische deel nam Michiel voor zijn rekening, het functionele deel lag bij Sascha, een bewuste verdeling, zodat voor iedereen helder was wie waarover ging.
Daarbij hielp het dat Sascha de materie van binnenuit kende. ‘Een acute zorgverwijzing klinkt als één ding, maar het zijn er eigenlijk vier verschillende berichten,’ legt hij uit. ‘Het mooie is om dat uit te pluizen en samen scherp te krijgen welke je live brengt en wat haalbaar is.’ Juist hier komt iets terug wat de Furore-consultants door het hele traject inbrachten: kennis uit andere ziekenhuizen en projecten, en ervaring die over meerdere domeinen reikt, Sascha werkte bijvoorbeeld eerder bij Nictiz aan informatiestandaarden. Ook de regionale kant vroeg extra werk: zo’n koppeling met de regio richt een ziekenhuis voor een groot deel zelf in, met de nodige stakeholders en belangen die van buiten meekijken.
Eén team, veel rollen
Furore was als team in het project aanwezig en vulde daarin verschillende rollen in. Naast Floris als projectleider leverde Furore werkgroepexpertise op uiteenlopende domeinen: Sascha Korzec op de SEH en de centrale sterilisatieafdeling (CSA), Remco Piening op verpleegkunde en voeding, Valerie Robeer op de beschouwende specialismen en dialyse, Toya Ahmed op multimedia, Vincent Zanen op Nazorg en Research en Naomi Rossenaar als overkoepelend expert over alle PDMS dossiers: het monitoringsysteem op de high en intensive care. Van applicatie-expert tot werkgroepvoorzitter en projectleider — het laat de verscheidenheid aan rollen zien die Furore voor een ziekenhuis kan invullen.
Over de verpleegkundige inrichting is Michiel uitgesproken. ‘Remco was onze vuurtoren in de donkere nacht. Hij wist altijd haarscherp wat wél en niet kon, en dacht en bouwde proactief mee.’ Die rollen stonden bovendien niet los van elkaar: verschillende consultants waren vanuit hun eigen werkgroep óók eerste aanspreekpunt voor autorisatievragen. Remco Piening, Sascha Korzec en Vincent Zanen sprongen bij wanneer hun eigen werkgroep wat rustiger lag. Juist die onderlinge uitwisseling — domeinkennis die heen en weer beweegt tussen werkgroepen — maakte dit multidisciplinaire team van Furore flexibel inzetbaar.
