CSRD met zo min mogelijk complexiteit: vijf lessen uit de praktijk van Conclusion

Conclusion Consulting helpt organisaties om duurzaamheid te benaderen als onderdeel van strategische, toekomstbestendige bedrijfsvoering. Maar wat gebeurt er als die opgave over je eigen organisatie gaat? Binnen Conclusion loopt een intern project om het ecosysteem voor te bereiden op CSRD-rapportage en de bijbehorende limited assurance. Dat vraagt om het verzamelen van ESG-data, maar ook om het kunnen uitleggen waar die data vandaan komt, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke aannames of verbeterpunten er nog zijn. Sander Pieters, duurzaamheidsconsultant bij Conclusion Consulting, ondersteunt Maaike Maranus-van de Vrande, director Sustainability van Conclusion, bij dit traject. Maaike en Sander nemen je mee in het proces en delen de belangrijkste inzichten die ze onderweg opdeden.

Conclusion is een internationaal ecosysteem van expertbedrijven, ieder met een eigen cultuur, eigen systemen en een eigen manier van werken. Die autonomie is een belangrijk onderdeel van de kracht van Conclusion. Tegelijkertijd kijkt wet- en regelgeving anders naar de organisatie. Voor de CSRD is Conclusion één groot bedrijf dat moet kunnen rapporteren over duurzaamheidsprestaties op groepsniveau.

Dat maakt de opgave complex. ESG-data moeten vanuit verschillende bedrijven, systemen en processen worden verzameld. Vervolgens moet onderbouwd kunnen worden waar die cijfers vandaan komen, hoe ze zijn berekend, wie eigenaar is van de brondata en hoe betrouwbaar de informatie is. “We willen grip krijgen op die datastromen”, vertelt Maaike. “Per rapportpunt moet je weten: waar komen de achterliggende gegevens vandaan, wie is de eigenaar, is de data accuraat en wat weten we eigenlijk over die data?”

Daarnaast speelt nog het volgende: Conclusion deed altijd al een hoop op het gebied van duurzaamheid, veel vanuit intrinsieke motivatie. Van Green IT en maatschappelijke impact bij klanten tot inclusiviteit en eigen duurzaamheidsinitiatieven zoals het Conclusion Impact Bos. CSRD helpt om die inzet zakelijker, concreter en beter bestuurbaar te maken. Maar het brengt ook een andere kant mee: wat niet materieel of rapporteerbaar is conform de dubbele materialiteitsanalyse (DMA), krijgt minder snel de aandacht.

Maaike noemt dat “mixed feelings”. “Voor een intrinsiek gemotiveerd bedrijf als Conclusion, kan CSRD ook betekenen dat je voorzichtiger wordt. Er gaat veel tijd zitten in het voldoen aan wetgeving. Dat betekent dat er minder tijd overblijft voor mooie initiatieven die te maken hebben met ESG-zaken die formeel niet materieel zijn bevonden in de DMA.”

Toen Sander in beeld kwam om het project CSRD Ready te leiden, was er al veel informatie beschikbaar. Te veel om direct in een oplossingsmodus te schieten. Zijn eerste stap was daarom begrijpen wat er al lag, wat Maaike nodig had en welke route daar het beste bij paste. Sander: “Vanuit de wil van Conclusianen zelf om bij te dragen, lag er al veel op de planken, maar er was nog geen one source of truth. De vraag was: hoe brengen we al deze informatie terug tot één begrijpelijk rapport?”

In eerste instantie werd er gekeken naar datamanagement-tooling. Gaandeweg werd duidelijk dat de vraag niet begon bij een zware technische oplossing. De eerste behoefte zat in inzicht: processen modelleren, de context van de data begrijpen, verantwoordelijkheden vastleggen en duidelijk maken hoe datastromen lopen.

Maaike ziet dat als een belangrijke interventie van Sander. “Ik voerde veel gesprekken met Sander. Die input, aangevuld met wat er allemaal al lag, heeft hij voor mij vertaald naar requirements. Daardoor werd onze behoefte veel duidelijker. Sander ging terug naar de basis en vanuit daar kwamen we tot een eenvoudigere oplossing die perfect mijn vraag beantwoordt.”

Sander vervulde daarin vooral de rol van procesregisseur. Hij bracht mensen bij elkaar, hield overzicht, stelde vragen en bleef toetsen of de gekozen aanpak begrijpelijk genoeg was. Niet alleen voor de specialisten, maar ook voor Maaike en uiteindelijk voor de accountant. “Ik wil begrijpen wat ik zie”, zegt Sander. “Als mijn collega’s iets uitleggen, challenge ik ze, zodat we het samen scherper krijgen.”

De aanpak startte met twee datapunten als pilot: Aantal gemaakte trainingsuren en Fossiele brandstoffen. Hiervan werden de processen in kaart gebracht. Waar komt de data vandaan? Wie levert het aan? Welke definities gelden er? Welke aannames zitten erin? En hoe leg je dit zo vast dat het geschikt is voor limited assurance: de toets waarbij de accountant met beperkte zekerheid beoordeelt of duurzaamheidsinformatie navolgbaar, onderbouwd en consistent is?

Daarbij werkte Sander samen met collega’s uit het Conclusion-ecosysteem, waaronder Hot ITem, en collega-consultants van Conclusion Consulting. Die combinatie van duurzaamheidsexpertise, datakennis, procesregie en kennis van de eigen organisatie maakte het traject krachtig. Maaike: “Dit is een sterk staaltje co-creatie binnen het ecosysteem. Zulke trajecten doe je nooit alleen. Je moet je laten adviseren en regisseren om tot het beste resultaat te komen. Dat doet Sander erg goed.”

De eerste fase van het project CSRD Ready richt zich op inzicht. Op het moment van schrijven is de geselecteerde tool helder, de informatieanalyse op de eerste datapunten afgerond en worden de processen gevalideerd. Ook wordt getoetst of de manier van modelleren voldoet aan de eisen rond limited assurance.

Voor Sander betekent audit-ready werken dat je kunt laten zien wat je doet, hoe je het doet en wie waarvoor verantwoordelijk is. Maaike vult aan: “Voor mij is het heel simpel: ik moet aan de accountant kunnen uitleggen wat we rapporteren en waarom.”

Het inzicht dat nu wordt opgebouwd is de start van verdere optimalisatie en automatisering. De ambitie is dat ESG-data de komende jaren steeds minder handmatig hoeft te worden opgehaald en steeds beter uit de systemen van de verschillende Conclusion-bedrijven beschikbaar komt. “Over drie jaar moet het met één druk op de knop uit de systemen komen”, spreekt Maaike haar ambitie uit. “De stappen die we nu zetten zijn essentieel om dat uiteindelijk mogelijk te maken.”

Practice what you preach

Voor Conclusion is dit traject meer dan een interne verplichting. Het is ook een manier om zelf te ervaren wat klanten ervaren. De complexiteit van ESG-data. De spanning tussen autonomie en standaardisatie. De zoektocht naar definities. De noodzaak om audit-ready te werken zonder te doen alsof alles al perfect is.

Daardoor wordt de eigen adviespraktijk sterker. Conclusion gaat zelf door dezelfde beweging als andere grote organisaties die (op korte termijn) CSRD-plichtig zijn: van ambitie naar inzicht, van inzicht naar structuur en van structuur naar betere sturing. Maaike is trots op die beweging. “We zijn er nog niet, maar het ziet er goed uit. En ondertussen blijven we bezig met onze duurzaamheidstransformatie.” Sander kijkt met trots naar het begin dat nu is gemaakt. “We hebben nog een flinke reis te gaan, maar de fundering staat en daar gaan we nu verder op bouwen.”

Herken je de uitdaging om ESG-data uit verschillende systemen, processen en teams samen te brengen? Conclusion Consulting helpt organisaties om hun CSRD-traject terug te brengen tot de kern: inzicht, eigenaarschap, audit-ready processen en een basis voor verdere automatisering. Sander en zijn collega’s gaan graag met je om tafel.