Anna Zorggroep en Conclusion Consulting werken in co-creatie aan een nieuwe ERP-basis

Bij Anna Zorggroep draait alles om de mens en zorg. Juist daarom moeten de systemen en processen daarachter betrouwbaar, efficiënt en toekomstbestendig zijn. Na een eerdere scopingfase koos Anna Zorggroep voor AFAS als nieuw ERP-systeem. De implementatie raakt meerdere domeinen: Finance, Inkoop, Logistiek en OK-logistiek. Conclusion Consulting begeleidt dit traject samen met de specialisten van Conclusion AFAS Solutions, met co-creatie als uitgangspunt. Met Anna Zorggroep wordt gewerkt aan een oplossing die past bij de dagelijkse praktijk van de zorg. “Deze opdracht vraagt echt om co-creatie”, aldus Amber van Spronsen, business consultant bij Conclusion Consulting.“We begeleiden niet enkel een project, we zetten mensen binnen Anna Zorggroep ook zo goed mogelijk in positie om eigenaarschap te nemen en hun rol effectief in te vullen.”

Anna Zorggroep werkt met SAP en stond voor de keuze voor een nieuw ERP-systeem. In de eerste fase werd onderzocht welk systeem het beste aansloot bij de bedrijfsstrategie en behoefte van de organisatie. Op basis van user requirements en procesanalyses werd gevalideerd of AFAS past bij de vraag van Anna Zorggroep.

Een ERP-implementatie in een zorgorganisatie is geen technisch project alleen. Het raakt mensen, processen, werkwijzen, data, koppelingen en besluitvorming. Bovendien gaat de zorg altijd door. “In een ziekenhuis draait het om levens, niet om systemen”, zegt Esmee Kiffen, business consultant bij Conclusion Consulting. “En ook bij de ouderenzorg die Anna Zorggroep levert, staan cliënten voorop.” Ze benadrukt het belang van verandermanagement in een zorgomgeving: “De werkdruk is hoog. Als je dan processen gaat veranderen, moet je dat zorgvuldig doen, met aandacht voor de mensen die ermee te maken hebben.”

De verandering is tastbaar. Waar goederen nu soms nog handmatig worden gescand of geteld, vraagt de nieuwe werkwijze om andere systeemhandelingen en nieuwe afspraken. Ook groepen die minder dagelijks met het ERP bezig zijn, worden geraakt. Denk aan bestellers zoals artsen van poliklinieken, facilitair medewerkers en laboranten of medewerkers die bestellingen goedkeuren en budgetten autoriseren. “Het raakt dus niet alleen administratieve functies”, benadrukt Esmee. “Ook de mensen in de witte jassen krijgen ermee te maken. Juist daarom moet je heel concreet maken wat er verandert en waarom.”

Hoewel binnen de organisatie breed wordt erkend dat verandering noodzakelijk is, ontstaat er spanning zodra processen daadwerkelijk anders worden ingericht. Esmee licht toe: “De ambitie om vooruit te gaan is duidelijk aanwezig. Het huidige systeem ondersteunt de behoeften van Anna Zorggroep onvoldoende. Tegelijkertijd raakt procesverandering aan werkwijzen die medewerkers al jarenlang gewend zijn. Juist dat maakt een transitie ingrijpend en vraagt om zorgvuldige begeleiding.”

Voor de implementatie is gekozen voor een driesporenaanpak waarin projectmanagement, procesmanagement en verandermanagement elkaar versterken. De ERP-implementatie wordt aangestuurd vanuit een heldere governance met een stuurgroep, projectteam, contract en control board, leveranciersgroep en werkgroepen per domein. Expertisegroepen voor change, testen en koppelingen & migratie zorgen voor verdieping op de onderdelen die extra aandacht vragen. Zo blijven inhoud, uitvoering en adoptie continu met elkaar verbonden.

De aanpak begon met een procesanalyse per domein. Samen met werkgroepen binnen Anna Zorggroep werd gekeken hoe de huidige processen lopen, hoe de standaardprocessen van AFAS eruitzien en waar optimalisatie mogelijk is. Het uitgangspunt daarbij is een integrale fit-to-standard-aanpak, met zo min mogelijk maatwerk.

Binnen het team vervult Amber de rol van projectmanager. Esmee richt zich op verandermanagement, Bram Lamberts is betrokken als procesmanager en Marieke Roep bewaakt vanuit quality assurance de kwaliteit en coacht de consultants. Daarnaast is Antoon van der Gouw aangehaakt als architect. Vanuit Conclusion AFAS Solutions zijn Thijs Dijkshoorn en Gerald van Walstijn betrokken als implementatiespecialisten voor de inrichting van AFAS.

Ook het bredere Conclusion-ecosysteem speelt een belangrijke rol. Het project is ingericht in samenwerking met AFAS, Conclusion AFAS Solutions en de migratiepartner voor datamigratie. Wanneer specialistische kennis nodig is rondom SAP en data-extractie, wordt myBrand Conclusion aangehaakt. Esmee: “Als we ergens niet uitkomen, kunnen we snel schakelen binnen het Conclusion-ecosysteem. Dan kunnen de expertbedrijven direct richting geven. Dat is voor ons een sterke achterban om op terug te vallen.”

Die samenwerking maakt de opdracht tot een schoolvoorbeeld van co-creatie. De consultants werken nauw samen met de opdrachtgever, stuurgroep, werkgroepvoorzitters, afdelingen, leveranciers en specialisten. De gelaagde inrichting helpt om de organisatie stap voor stap mee te nemen. “Je kunt niet in één keer 450 mensen meenemen”, zegt Esmee. “Daarom hebben we het project in brokken opgedeeld. Per doelgroep kijken we wat er nodig is.”

Volgens Amber vraagt co-creatie om goed stakeholdermanagement. “Vanuit mijn rol zorg ik dat de juiste governance wordt ingericht. Daarmee creëren we de structuur om co-creatie mogelijk te maken. Esmee vult dat vanuit de menselijke kant aan: nemen we de juiste mensen mee en staan zij goed in positie om hun werk te doen?”

De opdrachtgever geeft het team ruimte om te schakelen met de mensen die nodig zijn, zolang de afstemming helder blijft. “Hij gaat zelf op het podium staan om het veranderverhaal te vertellen”, zegt Esmee. “Dat leiderschap helpt enorm.”

Een belangrijk onderdeel van het traject is het veranderverhaal. Want een nieuw systeem implementeren lukt alleen als medewerkers begrijpen waarom de verandering nodig is en wat die voor hen betekent. In co-creatie met de opdrachtgever werd het verhaal opgesteld: waarom is AFAS nodig en wat levert het op voor de organisatie en de medewerkers? Dat verhaal werd gedeeld tijdens de kick-off en zelfs verwerkt in een podcast, zodat het op een laagdrempelige en creatieve manier kon landen. “Daarna werd de verandering per afdeling concreter gemaakt”, deelt het Esmee haar aanpak. “Wat verandert er voor Finance? Wat vraagt het van OK-logistiek? En belangrijker nog: wat levert het op?”

Esmee past daarbij een gestructureerde veranderaanpak toe, gebaseerd op het gedachtegoed van PROSCI, aangevuld met de werkwijze van Conclusion Consulting. “Deze opdracht is een uitgelezen kans om onze vernieuwde change-aanpak echt volledig toe te passen.”

Het traject is in volle gang, met een aantal belangrijke resultaten. Een grote mijlpaal was de keuze voor AFAS, gebaseerd op requirements, procesanalyse en validatie. Daarnaast zijn processen per domein in kaart gebracht en uitgewerkt, is een architectuurplaat opgeleverd en is inzichtelijk gemaakt welke koppelingen, data en afhankelijkheden nodig zijn voor de migratie.

Vanuit verandermanagement zijn een stakeholderanalyse, veranderverhaal en veranderaanpak ontwikkeld. Daarmee is de basis gelegd om medewerkers gericht mee te nemen in de implementatie. De wil om te veranderen is duidelijk aanwezig. “Iedereen wil het nieuwe systeem liever vandaag dan morgen”, zegt Esmee. “Dat gaat enorm helpen in de rest van het traject.”

Amber: “We hebben inmiddels een aantal belangrijke deliverables opgeleverd: de systeemkeuze, procesuitwerkingen, architectuur, impactanalyse en veranderaanpak. Maar minstens zo belangrijk is dat er vertrouwen is ontstaan.” Dat vertrouwen is misschien wel het mooiste resultaat tot nu toe. Esmee herinnert zich een uitspraak van hun opdrachtgever als groot compliment: “Hij zei: ik ben druk met alles behalve het ERP-traject, omdat ik erop vertrouw dat het goed komt.”

Amber is vooral trots op de ruimte en het vertrouwen die het team krijgt. “Anna Zorggroep vertrouwt erop dat wij doen wat nodig is om het project succesvol te maken. Tegelijkertijd dwingt deze opdracht mij ook om mensen echt in positie te zetten, in plaats van te snel zelf in de oplossingsstand te schieten. Dat is een fijne leerschool.”

Voor Conclusion Consulting laat deze opdracht zien wat co-creatie kan opleveren als de juiste mensen en expertises samenkomen. Niet alleen binnen het klantteam, maar ook binnen het bredere Conclusion-ecosysteem. “Het is fijn om met directe collega’s bij een klant te zitten”, zegt Esmee. “Je wordt onderdeel van Anna Zorggroep, maar je hebt ook die Conclusion-thuisbasis achter je. Dat maakt ons sterk.”

Anna Zorggroep is een zorgorganisatie in de regio Zuidoost-Brabant. De organisatie biedt ziekenhuiszorg, ouderenzorg, revalidatie en medisch-specialistische zorg. Vanuit verschillende locaties werkt Anna Zorggroep dagelijks aan toegankelijke en mensgerichte zorg. De implementatie van een nieuw ERP-systeem ondersteunt de organisatie bij het verder professionaliseren van processen achter de zorg, zodat medewerkers beter worden gefaciliteerd in hun werk en de organisatie klaar is voor de toekomst.