Eén manier van werken: Stedin stroomlijnt projectmanagement in co-creatie met Conclusion Consulting

Stedin

De energietransitie vraagt om meer dan technische innovatie. Ook de manier van samenwerken en organiseren moet versnellen. Bij Stedin, de netbeheerder die verantwoordelijk is voor de energie-infrastructuur in een aanzienlijk deel van Nederland, betekent dat er volop extra wordt geïnvesteerd, met een toename van het aantal projecten en een organisatie die zich daarop moet aanpassen. Samen met Conclusion Consulting werkt Stedin aan de verdere ontwikkeling van projectmanagement: één uniforme manier van werken die zorgt voor kwaliteit, snelheid en grip.

Uitdaging: versnellen in een organisatie van doeners

De ambitie van Stedin is groot: de infrastructuur realiseren die de energietransitie mogelijk maakt. Maar die groei legt druk op de organisatie. “De vraag naar meer capaciteit op het elektriciteitsnet is groter dan gebouwd kan worden”, legt Enzo Bakkum, Change Lead Projectmanagement en Omgevingsmanagement, uit. “We moeten elk jaar meer investeren om de vraag naar nieuwe laadpalen, warmtepompen en het verzwaren van bestaande aansluitingen te kunnen faciliteren. De wil is er, maar het vraagt ook verbetering van de efficiëntie in de manier van werken.”

Bijvoorbeeld bij de afdeling waar hoogspanningprojecten lopen, werkten regio’s met eigen routines, werkwijzen en formats. Dat leverde betrokkenheid op, maar ook versnippering en onduidelijkheid.

• Projectinformatie was niet altijd uniform beschikbaar;

• Kennis hoe te sturen op projecten was nog niet voldoende aanwezig;

• De behoefte aan structuur en duidelijkheid groeide.

“De ambitie om te versnellen was er”, zegt Enzo, “dus moest de werkwijze veranderen. Daar lag onze grootste uitdaging.” De oplossing lag niet in een extra plan of een nieuw template, maar in een uniforme werkwijze, gedragen door de mensen zelf.

De oplossing: van methodiek naar beweging

Om versnelling mogelijk te maken, ontwikkelde Stedin de methode Stedin Project Management (SPM): een uniforme projectaanpak met heldere stappen, rollen en verantwoordelijkheden. Maar een methodiek alleen brengt geen verandering. Daar kwam Conclusion Consulting in beeld. Business consultant Sharon Rijsbergen sloot aan als change- en implementatiebegeleider.

“De vraag was helder”, vertelt Sharon. “We hadden een methodiek. Maar hoe maak je die praktisch, begrijpelijk en toepasbaar voor projectleiders die soms al dertig jaar in de techniek werken?” Samen met Enzo en het changeteam ontwikkelde ze een aanpak die zowel gestructureerd als mensgericht was. Het begon met luisteren: naar de praktijk, naar de weerstand, naar de vragen van projectleiders zelf.

Van training naar transformatie

De oorspronkelijke trainingen die waren opgezet om SPM te omarmen waren bedoeld om te inspireren, maar sloten onvoldoende aan bij de doelgroep. “We dachten: verandering moet inspireren”, zegt Sharon. “Maar de deelnemers hadden juist behoefte aan concrete handvatten. Daarom hebben we de trainingen volledig omgegooid: minder abstractie, meer praktijk. Aan de hand van echte cases, in hun eigen taal.”

In de zomer werd het programma herzien tot interactieve, korte sessies met ruimte voor vragen, opdrachten en toepassing in eigen projecten. “We vertaalden de theorie letterlijk naar: in welk veld in jouw systeem borg je dit? Zo werd het tastbaar”, vertelt Enzo. “En toen begon het ook te leven.”

Daarnaast bleef Sharon als coach betrokken bij de teams. “Ik spreek mensen wekelijks om te horen hoe het gaat”, zegt ze. “Soms begeleid ik een projectstart-up of help ik een team dat vastloopt. Dan hoor je ineens: ‘We hebben zelf al een tweede sessie ingepland.’ Dan weet je dat het werkt.”

De rol van Sharon: van externe naar vertrouwde collega

Hoewel Sharon vanuit Conclusion Consulting werd ingehuurd, voelt ze zich volledig onderdeel van Stedin. “Ik had verwacht dat het lastig zou zijn om als externe tussen mensen te staan die al dertig jaar bij Stedin werken”, vertelt ze. “Maar het tegendeel bleek waar. Er is warmte, openheid en een gezamenlijke drive om te verbeteren.”

Enzo bevestigt haar impact: “Sharon heeft zich tot in detail verdiept in waar mensen tegenaan lopen. Daardoor bouwde ze snel vertrouwen op. Ze bracht structuur, maar ook begrip.” Sharons rol groeide gaandeweg van meedenken naar meedoen, en uiteindelijk naar het leiden van trainingen, coachen van teams en verfijnen van de methodiek. “Ze heeft zich ontwikkeld van implementator tot drijvende kracht in het programma”, zegt Enzo. “En dat zie je terug in het resultaat.”

Resultaat: één manier van werken, gedragen door de mensen zelf

De resultaten van het traject zijn inmiddels goed zichtbaar. Bij ruim de helft van de teams binnen Zakelijk Project is de nieuwe werkwijze geïmplementeerd, de rest volgt in de komende maanden.

• De SPM-methodiek is nu praktisch toepasbaar en afgestemd op de doelgroep.

• Trainingen zijn uniform, concreet en direct toepasbaar in de praktijk.

• Teams werken consistenter, waardoor kwaliteit, doorlooptijd en projectbeheersing verbeteren.

• Nieuwe medewerkers kunnen sneller instromen dankzij hapklare modules.

• En bovenal: de beweging is gestart.

“We hebben een methodiek die echt werkt”, zegt Enzo. “Het balletje begint te rollen. Dat heeft bloed, zweet en tranen gekost, maar het resultaat mag er zijn.” Sharon vult aan: “De mooiste feedback kwam van een ketenmanager die zei: ‘Ik zie op de werkvloer dat mensen ermee aan de slag zijn.’ Dat is precies waar je het voor doet.”

Over Stedin

Stedin is de onafhankelijke netbeheerder van het gas- en elektriciteitsnet in het grootste deel van Zuid-Holland en de provincies Utrecht en Zeeland. Stedin zorgt ervoor dat ruim 2,4 miljoen huishoudens en zakelijke klanten over energie beschikken om te leven, werken en ondernemen. Daarbij werkt Stedin aan een duurzaam energiesysteem dat ook in de toekomst betrouwbaar en betaalbaar is. Het werkgebied is een overwegend stedelijke en industriële regio. In dit gebied is de energie-infrastructuur complex en de afhankelijkheid van energie groot.