In 2026 viert Conclusion AFAS Solutions haar 10-jarig bestaan. En om dat te vieren blikken wij graag terug op alle mensen en functionaliteiten die met ons mee zijn gegroeid. Vandaag in de spotlight: de 10 beste automatiseringen in AFAS volgens consultant Romy Pijl.
Romy: "De kleinste dingen maken vaak de grootste impact"
AFAS kan niet alles AFAS kan veel, maar niet alles. Daar komt Romy in beeld. Zij werkt dagelijks aan het ontwerpen en implementeren van automatiseringen binnen AFAS. Dat wil zeggen dat zij processen die de AFAS-standaard niet biedt, zo inricht dat ze wel mogelijk worden binnen AFAS.
Romy: “Binnen AFAS lopen organisaties soms tegen handmatige handelingen of processen aan die nét niet logisch op elkaar aansluiten. Denk aan modules binnen AFAS die niet automatisch met elkaar communiceren, of standaardprocessen die niet aansluiten op de wensen van de organisatie. In dat soort gevallen bouwen wij slimme automatiseringen of bruggen tussen bestaande AFAS-functionaliteiten.” Met een integratieplatform automatiseert Conclusion AFAS Solutions deze processen die anders handmatig zouden blijven. Zo halen klanten écht het maximale uit hun AFAS-omgeving.
Romy vertelt: “Deze automatiseringen zijn bij elke klant die daar behoefte aan heeft inzetbaar, met mogelijk maatwerk op basis van hun processen en inrichting. En wil je iets dat wij nog niet aanbieden? Dan kijken we met je mee of we het kunnen bouwen!”
Hieronder vind je volgens Romy de tien meest handige, leuke of bijzondere AFAS-automatiseringen.
Romy's top 10
1. Uitgestroomd en automatisch uitgelogd
Als een medewerker uit dienst gaat, wordt het account niet automatisch geblokkeerd in AFAS en kun je als voormalig medewerker nog gewoon inloggen met alle rechten die je had. Bij kleine organisaties is dit handmatig te doen, maar bij honderden medewerkers wordt dit al snel een serieuze uitdaging en een veiligheidsrisico.
De automatisering houdt de status van medewerkers in de gaten. Zodra iemand uit dienst is, wordt de bijbehorende gebruiker vijf dagen later automatisch geblokkeerd. Die vijf dagen zijn bewust: ex-medewerkers hebben dan nog tijd om hun laatste gegevens of loonstroken op te halen. Daarna gaat het account dicht.
2. Eén persoon, één e-mailadres
In AFAS zijn gebruikers en medewerkers twee aparte onderdelen. Gebruikers zijn de mensen die inloggen in AFAS en medewerkers zijn de mensen die in dienst zijn bij de organisatie. Het kan voorkomen dat er bij de medewerker een ander mailadres is ingevuld dan bij de gebruiker, terwijl ze gewoon dezelfde persoon zijn. Dat is onnodig ingewikkeld voor zowel de persoon als de organisatie. Hoe groter de organisatie, hoe sneller dat leidt tot een wirwar van onjuiste of dubbele gegevens.
De automatisering controleert dit dagelijks en corrigeert het e-mailadres van de gebruiker als het afwijkt. Zo worden berichten naar verkeerde adressen voorkomen en blijven gegevens door de hele organisatie heen kloppen.
3. Zzp-kosten direct gereserveerd
Zzp'ers sturen niet altijd snel een factuur, soms duurt het wel maanden. Intussen staan de uren wel geboekt, maar de bijbehorende kosten niet. Het resultaat is een boekhouding die rooskleuriger oogt dan ze is, en een financiële verrassing als die factuur er dan wél aankomt.
Romy legt uit: “Zodra er uren worden geboekt op een project, reserveert onze automatisering direct de bijbehorende kosten in de boekhouding. Wanneer de inkoopfactuur vervolgens binnenkomt, wordt die automatisch afgeboekt. Het financieel overzicht klopt altijd, ook als de zzp'er pas drie maanden later zijn eigen administratie bijwerkt.”
4. Intercompany boekingen zonder Excel-acrobatiek
Organisaties die bestaan uit meerdere BV’s moeten kosten regelmatig van de ene entiteit naar de andere sturen. Bij nog veel organisaties loopt dit via een externe applicatie vol Excel-macro's. Dat is dus erg foutgevoelig, omslachtig en kwetsbaar omdat data buiten AFAS leeft.
De oplossing die Conclusion AFAS Solutions hiervoor bouwde: een controller stuurt een gestandaardiseerd Excel-bestand de AFAS-workflow in. Het integratieplatform pakt dat op, verwerkt de boekingen, past het bestand aan en stuurt het terug. Inclusief terugkoppeling over welke boekingen misschien niet zijn geslaagd. Zo blijft alles binnen AFAS.
5. De juiste factuur bij de juiste BV
Organisaties met meerdere BV's maken soms met hun opdrachtgevers de afspraak dat één BV namens de rest factureert, ook als meerdere BV's aan de opdracht hebben gewerkt. Voor de opdrachtgever scheelt dat enorm: één factuur om te verwerken, één crediteur, één betaling. Voor de opdrachtnemer betekent het juist veel handmatige handelingen in AFAS.
Conclusion AFAS Solutions heeft dit proces volledig geautomatiseerd. Per project kan worden ingesteld of er direct aan de opdrachtgever wordt gefactureerd, of dat de factuur via een zogenaamde ‘Via BV’ loopt – de BV die namens de andere BV's factureert. Zowel de kosten als de opbrengsten worden automatisch op de juiste manier verwerkt. Romy: “We bieden dit in twee varianten: eentje die dagelijks automatisch draait, en eentje die je handmatig activeert via een knop. Die eerste is fijn om altijd aan te hebben staan, maar de knopvariant is ideaal als je tussendoor een aanpassing doet die niet tot de volgende automatische run kan wachten.”
6. Elk verlofuurtje in het juiste potje
Een klant diende verlof in via een externe tool. Die verlofcorrecties kwamen als loonmutaties AFAS binnen, maar ‘verlof’ en ‘loon’ zijn in AFAS compleet andere modules. Verlof vereiste daarom altijd handmatige correcties.
De automatisering haalt de totale verlofuren op en voert ze in AFAS in. En niet zomaar: het verdeelt de uren over de juiste potjes (wettelijk, bovenwettelijk, tijd-voor-tijd) op basis van prioriteit en beschikbaar saldo per medewerker. Romy: “De automatisering loopt dat potje voor potje na, tot elk uur op de juiste plek staat.”
7. Van betaald voor de klant naar betaald door de klant
Als een medewerker een declaratie indient op een project, zoals een zakelijk etentje, reiskosten of bloemen voor een klant, legt AFAS de kostprijs vast. Maar de verkoopprijs wordt niet automatisch ingevuld. Gevolg: handmatig invullen per post, of de klant mist kosten op zijn factuur. De automatisering kopieert de kostprijs naar de verkoopprijs, zodat die één op één wordt doorbelast naar de klant.
8. De zzp'er doet het werk, het systeem stuurt de factuur
Voor organisaties die veel met zzp'ers werken, zijn onboarding, uren en facturatie drie losstaande processen die handmatig aan elkaar geknoopt moeten worden. Met deze automatisering is dat verleden tijd.
Het werkt in drie stappen. Stap één: op basis van de informatie die tijdens de onboarding wordt aangeleverd, wordt automatisch een inkooprelatie aangemaakt. Deze wordt gekoppeld aan de zzp’er als persoon in AFAS. Stap twee: geregistreerde nacalculatie wordt omgezet in ontvangstregels, waar AFAS dan weer automatisch inkoopfacturen van maakt. Hierbij wordt per zzp’er en per project een ontvangst aangemaakt. Stap drie: zodra AFAS de inkoopfactuurregels heeft aangemaakt, haalt onze automatisering deze op en verrijkt ze met het juiste projectnummer. Elke stap bouwt voort op de vorige.
Romy: “Het mooie aan deze automatisering is dat het veel gebruikmaakt van wat AFAS al wel zelf standaard aanbiedt. Wij hebben alleen de bruggen gebouwd die het zelf niet kan. Daardoor werkt het heel erg goed.”
9. Marge erbij, zonder rekenwerk
Bij sommige projecten wil je een opslag of marge op de factuur kunnen berekenen over een specifieke set kosten of uren. Denk aan voorgeschoten kosten die je wilt doorbelasten, of aan een procentuele opslag bovenop bepaalde nacalculatieregels. De AFAS-standaard biedt hier geen oplossing voor, waardoor het al snel handmatig invul- en rekenwerk wordt. Met als risico dat kosten of marge onopgemerkt verdwijnen.
“Daarom ontwikkelden wij voor een klant een aparte manier om de marge binnen een project op te hogen,” vertelt Romy. De automatisering haalt alle relevante nacalculatieregels op – dus alle regels die aan vooraf bepaalde voorwaarden voldoen – berekent daarover een instelbaar percentage en voegt dat als aparte regel toe aan de factuur. Het percentage is per project vrij in te stellen, zodat het altijd past bij de afspraken met de klant.
10. Automatiseringen die zichzelf bewaken
Als laatste is onze belangrijkste automatisering degene die ervoor zorgt dat al het andere blijft draaien. Automatiseringen gaan namelijk zelf ook wel eens fout. Soms valt er een netwerkverbinding weg, verdwijnt er data of reageert het systeem te traag in piekuren. En dat merk je pas als het te laat is.
Ook daar is een oplossing voor. Als een scenario vastloopt, probeert het platform het drie keer zelf op te lossen. Het probleem is dan opgelost voordat iemand het überhaupt heeft opgemerkt. Lukt het niet, dan wordt automatisch een ticket aangemaakt, inclusief de foutmelding en alle informatie die collega’s bij Conclusion AFAS Solutions nodig hebben om het direct op te pakken. Romy: “Vaak zijn we er dan al mee bezig voordat de klant überhaupt heeft aangeklopt.”
1. Uitgestroomd en automatisch uitgelogd
Als een medewerker uit dienst gaat, wordt het account niet automatisch geblokkeerd in AFAS en kun je als voormalig medewerker nog gewoon inloggen met alle rechten die je had. Bij kleine organisaties is dit handmatig te doen, maar bij honderden medewerkers wordt dit al snel een serieuze uitdaging en een veiligheidsrisico.
De automatisering houdt de status van medewerkers in de gaten. Zodra iemand uit dienst is, wordt de bijbehorende gebruiker vijf dagen later automatisch geblokkeerd. Die vijf dagen zijn bewust: ex-medewerkers hebben dan nog tijd om hun laatste gegevens of loonstroken op te halen. Daarna gaat het account dicht.
2. Eén persoon, één e-mailadres
In AFAS zijn gebruikers en medewerkers twee aparte onderdelen. Gebruikers zijn de mensen die inloggen in AFAS en medewerkers zijn de mensen die in dienst zijn bij de organisatie. Het kan voorkomen dat er bij de medewerker een ander mailadres is ingevuld dan bij de gebruiker, terwijl ze gewoon dezelfde persoon zijn. Dat is onnodig ingewikkeld voor zowel de persoon als de organisatie. Hoe groter de organisatie, hoe sneller dat leidt tot een wirwar van onjuiste of dubbele gegevens.
De automatisering controleert dit dagelijks en corrigeert het e-mailadres van de gebruiker als het afwijkt. Zo worden berichten naar verkeerde adressen voorkomen en blijven gegevens door de hele organisatie heen kloppen.
3. Zzp-kosten direct gereserveerd
Zzp'ers sturen niet altijd snel een factuur, soms duurt het wel maanden. Intussen staan de uren wel geboekt, maar de bijbehorende kosten niet. Het resultaat is een boekhouding die rooskleuriger oogt dan ze is, en een financiële verrassing als die factuur er dan wél aankomt.
Romy legt uit: “Zodra er uren worden geboekt op een project, reserveert onze automatisering direct de bijbehorende kosten in de boekhouding. Wanneer de inkoopfactuur vervolgens binnenkomt, wordt die automatisch afgeboekt. Het financieel overzicht klopt altijd, ook als de zzp'er pas drie maanden later zijn eigen administratie bijwerkt.”
4. Intercompany boekingen zonder Excel-acrobatiek
Organisaties die bestaan uit meerdere BV’s moeten kosten regelmatig van de ene entiteit naar de andere sturen. Bij nog veel organisaties loopt dit via een externe applicatie vol Excel-macro's. Dat is dus erg foutgevoelig, omslachtig en kwetsbaar omdat data buiten AFAS leeft.
De oplossing die Conclusion AFAS Solutions hiervoor bouwde: een controller stuurt een gestandaardiseerd Excel-bestand de AFAS-workflow in. Het integratieplatform pakt dat op, verwerkt de boekingen, past het bestand aan en stuurt het terug. Inclusief terugkoppeling over welke boekingen misschien niet zijn geslaagd. Zo blijft alles binnen AFAS.
5. De juiste factuur bij de juiste BV
Organisaties met meerdere BV's maken soms met hun opdrachtgevers de afspraak dat één BV namens de rest factureert, ook als meerdere BV's aan de opdracht hebben gewerkt. Voor de opdrachtgever scheelt dat enorm: één factuur om te verwerken, één crediteur, één betaling. Voor de opdrachtnemer betekent het juist veel handmatige handelingen in AFAS.
Conclusion AFAS Solutions heeft dit proces volledig geautomatiseerd. Per project kan worden ingesteld of er direct aan de opdrachtgever wordt gefactureerd, of dat de factuur via een zogenaamde ‘Via BV’ loopt – de BV die namens de andere BV's factureert. Zowel de kosten als de opbrengsten worden automatisch op de juiste manier verwerkt. Romy: “We bieden dit in twee varianten: eentje die dagelijks automatisch draait, en eentje die je handmatig activeert via een knop. Die eerste is fijn om altijd aan te hebben staan, maar de knopvariant is ideaal als je tussendoor een aanpassing doet die niet tot de volgende automatische run kan wachten.”
6. Elk verlofuurtje in het juiste potje
Een klant diende verlof in via een externe tool. Die verlofcorrecties kwamen als loonmutaties AFAS binnen, maar ‘verlof’ en ‘loon’ zijn in AFAS compleet andere modules. Verlof vereiste daarom altijd handmatige correcties.
De automatisering haalt de totale verlofuren op en voert ze in AFAS in. En niet zomaar: het verdeelt de uren over de juiste potjes (wettelijk, bovenwettelijk, tijd-voor-tijd) op basis van prioriteit en beschikbaar saldo per medewerker. Romy: “De automatisering loopt dat potje voor potje na, tot elk uur op de juiste plek staat.”
7. Van betaald voor de klant naar betaald door de klant
Als een medewerker een declaratie indient op een project, zoals een zakelijk etentje, reiskosten of bloemen voor een klant, legt AFAS de kostprijs vast. Maar de verkoopprijs wordt niet automatisch ingevuld. Gevolg: handmatig invullen per post, of de klant mist kosten op zijn factuur. De automatisering kopieert de kostprijs naar de verkoopprijs, zodat die één op één wordt doorbelast naar de klant.
8. De zzp'er doet het werk, het systeem stuurt de factuur
Voor organisaties die veel met zzp'ers werken, zijn onboarding, uren en facturatie drie losstaande processen die handmatig aan elkaar geknoopt moeten worden. Met deze automatisering is dat verleden tijd.
Het werkt in drie stappen. Stap één: op basis van de informatie die tijdens de onboarding wordt aangeleverd, wordt automatisch een inkooprelatie aangemaakt. Deze wordt gekoppeld aan de zzp’er als persoon in AFAS. Stap twee: geregistreerde nacalculatie wordt omgezet in ontvangstregels, waar AFAS dan weer automatisch inkoopfacturen van maakt. Hierbij wordt per zzp’er en per project een ontvangst aangemaakt. Stap drie: zodra AFAS de inkoopfactuurregels heeft aangemaakt, haalt onze automatisering deze op en verrijkt ze met het juiste projectnummer. Elke stap bouwt voort op de vorige.
Romy: “Het mooie aan deze automatisering is dat het veel gebruikmaakt van wat AFAS al wel zelf standaard aanbiedt. Wij hebben alleen de bruggen gebouwd die het zelf niet kan. Daardoor werkt het heel erg goed.”
9. Marge erbij, zonder rekenwerk
Bij sommige projecten wil je een opslag of marge op de factuur kunnen berekenen over een specifieke set kosten of uren. Denk aan voorgeschoten kosten die je wilt doorbelasten, of aan een procentuele opslag bovenop bepaalde nacalculatieregels. De AFAS-standaard biedt hier geen oplossing voor, waardoor het al snel handmatig invul- en rekenwerk wordt. Met als risico dat kosten of marge onopgemerkt verdwijnen.
“Daarom ontwikkelden wij voor een klant een aparte manier om de marge binnen een project op te hogen,” vertelt Romy. De automatisering haalt alle relevante nacalculatieregels op – dus alle regels die aan vooraf bepaalde voorwaarden voldoen – berekent daarover een instelbaar percentage en voegt dat als aparte regel toe aan de factuur. Het percentage is per project vrij in te stellen, zodat het altijd past bij de afspraken met de klant.
10. Automatiseringen die zichzelf bewaken
Als laatste is onze belangrijkste automatisering degene die ervoor zorgt dat al het andere blijft draaien. Automatiseringen gaan namelijk zelf ook wel eens fout. Soms valt er een netwerkverbinding weg, verdwijnt er data of reageert het systeem te traag in piekuren. En dat merk je pas als het te laat is.
Ook daar is een oplossing voor. Als een scenario vastloopt, probeert het platform het drie keer zelf op te lossen. Het probleem is dan opgelost voordat iemand het überhaupt heeft opgemerkt. Lukt het niet, dan wordt automatisch een ticket aangemaakt, inclusief de foutmelding en alle informatie die collega’s bij Conclusion AFAS Solutions nodig hebben om het direct op te pakken. Romy: “Vaak zijn we er dan al mee bezig voordat de klant überhaupt heeft aangeklopt.”
De meeste winst zit in de kleine dingen De grootste impact zit niet altijd in de meest complexe oplossingen. Het zijn juist de kleine dingen, zoals het blokkeren van gebruikers of de verlofuren op de juiste plek, die een wereld van verschil kunnen maken.Want zonder verrassingen, handmatig invulwerk en menselijke fouten bespaar je opeens uren per week. Daar heeft Conclusion AFAS Solutions de afgelopen tien jaar aan gebouwd.
AFAS is de ideale ruggengraat van jouw organisatie maar zelden de enige applicatie die gebruikt wordt. Slimme koppelingen tussen deze systemen zorgen ervoor dat handmatige handelingen niet meer nodig zijn. Dit voorkomt fouten, houdt data veilig en bespaart tijd.
In 2026 bestaat Conclusion AFAS Solutions 10 jaar. Om dit jubileum te vieren, delen we 10 bijzondere verhalen. Verhalen over successen, inzichten en ervaringen die onze reis hebben gevormd.
.png?width=700&height=700&name=afbeelding%20intergratiepaper%20CAS%20(002).png)
.jpg)
